وأفضل طريقة لجمع الوثائق من العملاء هي إرسال قائمة طلبات مأمونة تبين الملفات المطلوبة، والتواريخ الواجبة، وحالة التحميل، والمواد المفقودة، والخطوات التالية، ثم الاحتفاظ بكل تحميل، وتذكير، واستعراض القرار، والموافقة المرفقة بسجل العملاء.
عندما يتعلق الأمر
This matters when clients ignore requests, upload files in the wrong place, send partial answers or require repeated reminders. والمسألة العملية ليست فقط ما إذا كان بإمكان العميل إرسال ملف أو فتح بوابة. والمسألة هي ما إذا كان بوسع الفريق أن يرى الطلب، والحالة، والمالك، والإذن، واستعراض القرار، والأدلة في مكان واحد.
أفرقة المحاسبة والثروة والاستشاريين والامتثال تجمع ملفات العملاء.
يطلبون من العملاء الرد على خيوط البريد الإلكتروني الطويلة مع الملحقات ويأملون أن يقوم الموظفون باستكمال جهاز تعقب في وقت لاحق.
مقارنة بسيطة
| طلب البريد الإلكتروني | سريع في الكتابة ولكنه ينشئ مرفقات مكررة وحالة غير واضحة وأدلة متناثرة. |
| تحميل المجلد | أكثر أمانًا من البريد الإلكتروني ولكنه لا يزال ضعيفًا بالنسبة للعناصر المفقودة ومراجعة الملكية والتذكيرات. |
| قائمة الطلبات الآمنة | يجعل الإجراء التالي واضحًا للعملاء ويمنح الموظفين حالة موثوقة. |
ما الذي يجب أن يتضمنه سير العمل
- استخدم أسماء المستندات باللغة البسيطة
- فصل الملفات المطلوبة والاختيارية
- إظهار التقدم للعميل
- إرسال تذكيرات بناءً على الحالة المفقودة
- مراجعة الملفات في نفس سير العمل
- إغلاق الطلب مع حفظ الأدلة
كيف يناسب HubSecure
HubSecure يناسب عندما يحتاج عمل العميل المنظم إلى مساحة عمل متصلة للسجلات والطلبات الآمنة والملفات والرسائل والأذونات والمهام والموافقات وسجل التدقيق. ويكون الأمر أقوى عندما ترغب الفرق في عدد أقل من عمليات التسليم اليدوية والأدلة الواضحة دون جعل تجربة العميل ثقيلة.
عادةً ما يكون سير العمل الأول الذي يجب مراجعته هو الذي يحتوي على ملفات أكثر مطاردة أو حساسية أو أضعف دليل على من فعل ماذا. ابدأ من هناك، وقم بقياس وقت الإكمال والتذكيرات، ثم قم بالتوسيع إلى سير عمل العميل المجاور.
الصفحات ذات الصلة
التعليمات
كيف يمكنك تقليل مطاردة المستندات؟
اجعل قائمة الطلبات واضحة، وأظهر التقدم، وقلل من القنوات المكررة وقم بتشغيل التذكيرات من الحالة المفقودة بدلاً من الذاكرة.
هل يجب على العملاء استخدام مرفقات البريد الإلكتروني؟
يمكن أن يعمل البريد الإلكتروني مع ملفات لمرة واحدة منخفضة المخاطر، ولكن جمع المستندات الحساسة المتكررة يجب أن يستخدم سير عمل آمن ومحكم.
ما الذي يجب على الفريق الداخلي تتبعه؟
تتبع العنصر المطلوب والمالك وتاريخ الاستحقاق وحالة التحميل وقرار المراجعة وسبب الرفض والموافقة النهائية.