بوابة العميل هي المكان الذي يواجه العميل للوصول إلى المهام والرسائل والملفات. برنامج جمع المستندات هو سير العمل الذي يطلب مستندات محددة، ويتتبع ما هو مفقود، ويوجه التحميلات للمراجعة ويحافظ على الأدلة.
عندما يتعلق الأمر
This matters when clients need a simple place to respond and the internal team needs structured status, ownership and review evidence. والمسألة العملية ليست فقط ما إذا كان بإمكان العميل إرسال ملف أو فتح بوابة. والمسألة هي ما إذا كان بوسع الفريق أن يرى الطلب، والحالة، والمالك، والإذن، واستعراض القرار، والأدلة في مكان واحد.
ويقرر المشترون ما إذا كانوا بحاجة إلى بوابة عريضة للعملاء، أو تدفق عمل لجمع الوثائق أو كليهما.
بوابة عامة للملفات حيث يقوم العملاء بتحميل الملفات ولكن لا أحد يستطيع أن يرى أي أصناف مطلوبة لا تزال مفقودة.
مقارنة بسيطة
| بوابة العميل | الأفضل للوصول إلى العميل والرسائل ورؤية المهام وتجربة العلاقات. |
| برامج جمع الوثائق | الأفضل لقوائم الطلبات المطلوبة وحالة الملف المفقود والتذكيرات وقرارات المراجعة والأدلة. |
| HubSecure مناسب | يجمع بين الوصول إلى البوابة الإلكترونية ومجموعة المستندات المحكومة حول سجل العميل. |
ما الذي يجب أن يتضمنه سير العمل
- قرر ما يجب أن يراه العميل
- تحديد المستندات التي تمنع العمل
- ربط حالة التحميل بالمراجعة الداخلية
- استخدم الأذونات المستندة إلى الأدوار
- احتفظ بالرسائل والأدلة مرفقة
- قياس وقت الانتهاء والتذكيرات
كيف يناسب HubSecure
HubSecure يناسب عندما يحتاج عمل العميل المنظم إلى مساحة عمل متصلة للسجلات والطلبات الآمنة والملفات والرسائل والأذونات والمهام والموافقات وسجل التدقيق. ويكون الأمر أقوى عندما ترغب الفرق في عدد أقل من عمليات التسليم اليدوية والأدلة الواضحة دون جعل تجربة العميل ثقيلة.
عادةً ما يكون سير العمل الأول الذي يجب مراجعته هو الذي يحتوي على ملفات أكثر مطاردة أو حساسية أو أضعف دليل على من فعل ماذا. ابدأ من هناك، وقم بقياس وقت الإكمال والتذكيرات، ثم قم بالتوسيع إلى سير عمل العميل المجاور.
الصفحات ذات الصلة
التعليمات
هل تحتاج الفرق إلى بوابة إلكترونية ومجموعة مستندات؟
في كثير من الأحيان نعم. تمنح البوابة العملاء مكانًا واحدًا للعمل، بينما يمنح جمع المستندات الفريق تحكمًا منظمًا في الملفات المطلوبة.
أيهما يجب أن يأتي أولا؟
ابدأ بسير العمل الذي يخلق أكبر قدر من المطاردة. بالنسبة للعديد من الفرق، يعد هذا بمثابة جمع المستندات داخل تجربة مدخل بسيطة.
هل البوابة كافية للعمل الثقيل الامتثال؟
فقط إذا كان يدير أيضًا الأذونات وحالة الطلب ومراجعة القرارات وسجل التدقيق.