وتتضمن قائمة مرجعية ما ينبغي عمله. وقائمة طلبات الوثائق هي تحديد هوية العملاء وتشغيلهم: فهي تتضمن الملفات المطلوبة، وتتبع الوضع المفقود، وتلقي التحميلات، وقرارات مراجعة السجلات.
عندما يتعلق الأمر
وهذا يهم عندما لا تساعد القوائم المرجعية الداخلية العملاء على فهم ما ينبغي تحميله أو ما هو مفقود. والمسألة العملية ليست فقط ما إذا كان بإمكان العميل إرسال ملف أو فتح بوابة. والمسألة هي ما إذا كان بوسع الفريق أن يرى الطلب، والحالة، والمالك، والإذن، واستعراض القرار، والأدلة في مكان واحد.
الأفرقة التي تصمم طلبات توثيق أكثر وضوحاً.
بديل لكل قائمة مرجعية لإجراءات التشغيل المعيارية (SOP) الداخلية.
مقارنة بسيطة
| قائمة التحقق | مفيد لتخطيط المهام الداخلية. |
| قائمة طلبات المستندات | قائمة مواجهة العميل للملفات والحالات المطلوبة. |
| HubSecure مناسب | يحول قوائم الطلبات إلى مسارات عمل متعقبة. |
ما الذي يجب أن يتضمنه سير العمل
- اسم الوثائق المطلوبة
- استخدم تسميات صديقة للعملاء
- ملفات اختيارية منفصلة
- حالة المسار
- مراجعة التحميلات
كيف يناسب HubSecure
HubSecure يناسب عندما يحتاج عمل العميل المنظم إلى مساحة عمل متصلة للسجلات والطلبات الآمنة والملفات والرسائل والأذونات والمهام والموافقات وسجل التدقيق. ويكون الأمر أقوى عندما ترغب الفرق في عدد أقل من عمليات التسليم اليدوية والأدلة الواضحة دون جعل تجربة العميل ثقيلة.
عادةً ما يكون سير العمل الأول الذي يجب مراجعته هو الذي يحتوي على ملفات أكثر مطاردة أو حساسية أو أضعف دليل على من فعل ماذا. ابدأ من هناك، وقم بقياس وقت الإكمال والتذكيرات، ثم قم بالتوسيع إلى سير عمل العميل المجاور.
الصفحات ذات الصلة
التعليمات
هل يمكن أن تكون القائمة المرجعية كافية؟
نعم للمهام الداخلية، ولكن عادةً ما يحتاج العملاء إلى تعليمات وحالة تحميل أكثر وضوحًا.
ما الذي يجب أن تتضمنه قائمة الطلبات؟
اسم المستند والحالة المطلوبة والمالك وتاريخ الاستحقاق وحالة التحميل.
ما هو الخطأ الشائع؟
إرسال قائمة مرجعية داخلية للعملاء دون شرح الإجراء التالي.