وينبغي لأفرقة الامتثال أن تتبع أدلة العملاء في سير العمل الذي يربط كل شرط بسجل العملاء، والملفات الداعمة، والمالك، وقرار الاستعراض، وحالة الموافقة، وتاريخ مراجعة الحسابات.
عندما يتعلق الأمر
وهذا يهم عندما تنتشر الأدلة عبر الصناديق والملفات وصحائف النشر والأدوات المفصولة. والمسألة العملية ليست فقط ما إذا كان بإمكان العميل إرسال ملف أو فتح بوابة. والمسألة هي ما إذا كان بوسع الفريق أن يرى الطلب، والحالة، والمالك، والإذن، واستعراض القرار، والأدلة في مكان واحد.
أفرقة الامتثال التي تتولى إدارة أدلة العملاء، واستعراض القرارات، والاستعداد لمراجعة الحسابات.
قائمة أدلة ثابتة لا تظهر الملفات أو القرارات أو المالكين.
مقارنة بسيطة
| جدول الأدلة | يسرد المتطلبات ولكن يمكن أن ينحرف عن الواقع. |
| مجلد الملف | يخزن إثباتًا ولكنه يفتقر إلى حالة المراجعة. |
| سير عمل الامتثال | يربط المتطلبات والملف والمالك والقرار ومسار التدقيق. |
ما الذي يجب أن يتضمنه سير العمل
- تحديد متطلبات الأدلة
- إرفاق ملفات لكل متطلبات
- تعيين أصحاب المراجعة
- سجل القرارات
- تصدير السجل الجاهز للتدقيق
كيف يناسب HubSecure
HubSecure يناسب عندما يحتاج عمل العميل المنظم إلى مساحة عمل متصلة للسجلات والطلبات الآمنة والملفات والرسائل والأذونات والمهام والموافقات وسجل التدقيق. ويكون الأمر أقوى عندما ترغب الفرق في عدد أقل من عمليات التسليم اليدوية والأدلة الواضحة دون جعل تجربة العميل ثقيلة.
عادةً ما يكون سير العمل الأول الذي يجب مراجعته هو الذي يحتوي على ملفات أكثر مطاردة أو حساسية أو أضعف دليل على من فعل ماذا. ابدأ من هناك، وقم بقياس وقت الإكمال والتذكيرات، ثم قم بالتوسيع إلى سير عمل العميل المجاور.
الصفحات ذات الصلة
التعليمات
ما هو دليل العميل؟
الملفات والسجلات والموافقات والقرارات التي تثبت سير عمل العميل بشكل صحيح.
ما الذي يجب تتبعه؟
المتطلبات والمالك والملف والحالة والقرار والطابع الزمني والمراجع.
ما الذي يجب أن يحل محل جداول البيانات؟
سير عمل الامتثال المتصل بسجلات وملفات العميل.