وينبغي لشركات القانون أن تجمع وثائق الاستيعاب من خلال تدفق عمل مأمون مخصص لمواضيع محددة يربط بين تحميل العملاء والرسائل وحالة الاستعراض والموافقة على سجل المسائل.
عندما يتعلق الأمر
وهذا يهم عندما تصل وثائق الاستيعاب الحساسة عبر البريد الإلكتروني ويصعب الاتصال بالمسألة الصحيحة. والمسألة العملية ليست فقط ما إذا كان بإمكان العميل إرسال ملف أو فتح بوابة. والمسألة هي ما إذا كان بوسع الفريق أن يرى الطلب، والحالة، والمالك، والإذن، واستعراض القرار، والأدلة في مكان واحد.
شركات القانون التي تجمع ملفات العملاء و الأدلة المهمة.
a public intake form with no secure file work flow or review status.
مقارنة بسيطة
| تناول البريد الإلكتروني | سريعة ولكنها متناثرة ويصعب السيطرة عليها. |
| رابط التحميل العام | يجمع الملفات ولكن قد يفتقر إلى سياق المسألة. |
| مسألة سير العمل | يربط الطلب والتحميل والمراجعة والأدلة. |
ما الذي يجب أن يتضمنه سير العمل
- تحديد المتطلبات الخاصة بالمسألة
- إرسال طلب آمن
- إرفاق الملفات إلى المسألة
- مراجعة الأدلة والموافقة عليها
- الاحتفاظ بسجل التدقيق
كيف يناسب HubSecure
HubSecure يناسب عندما يحتاج عمل العميل المنظم إلى مساحة عمل متصلة للسجلات والطلبات الآمنة والملفات والرسائل والأذونات والمهام والموافقات وسجل التدقيق. ويكون الأمر أقوى عندما ترغب الفرق في عدد أقل من عمليات التسليم اليدوية والأدلة الواضحة دون جعل تجربة العميل ثقيلة.
عادةً ما يكون سير العمل الأول الذي يجب مراجعته هو الذي يحتوي على ملفات أكثر مطاردة أو حساسية أو أضعف دليل على من فعل ماذا. ابدأ من هناك، وقم بقياس وقت الإكمال والتذكيرات، ثم قم بالتوسيع إلى سير عمل العميل المجاور.
الصفحات ذات الصلة
التعليمات
لماذا تتجنب مرفقات البريد الإلكتروني؟
يقومون بتوزيع الملفات الحساسة ومراجعة السياق عبر صناديق البريد الوارد.
ما الذي يجب أن يشمله تناوله؟
تفاصيل الهوية وأدلة المسألة والمستندات الموقعة ومذكرات المراجعة.
ما الذي يجب تتبعه؟
الملفات المطلوبة وحالة التحميل وقرارات المراجعين والموافقات.