Migrate from a shared drive to document collection software by mapping the folder process, identifying required documents and status gaps, then moving one recurring request work flow into a governed request, upload and review flow.
عندما يتعلق الأمر
هذا يهم عندما تخزن الملفات ولكن لا تبين ما هو مفقود أو معتمد. والمسألة العملية ليست فقط ما إذا كان بإمكان العميل إرسال ملف أو فتح بوابة. والمسألة هي ما إذا كان بوسع الفريق أن يرى الطلب، والحالة، والمالك، والإذن، واستعراض القرار، والأدلة في مكان واحد.
الأفرقة التي تحل محل الملفات المشتركة لسير العمل في الوثائق.
نقل كل ملف المحفوظات قبل إصلاح تدفق العمل النشط.
مقارنة بسيطة
| ترحيل المجلد | ينقل الملفات ولكن ليس سير العمل. |
| ترحيل سير العمل | ينقل الطلب والحالة والمراجعة أولاً. |
| HubSecure مناسب | ربط المجلدات والطلبات والأدلة حول سجلات العميل. |
ما الذي يجب أن يتضمنه سير العمل
- مراحل مجلد الخريطة
- تحديد حالات الطلب
- اختر سير العمل النشط
- نقل الطلبات الجديدة أولاً
- ربط الملفات القديمة عند الحاجة
- قياس حاصرات
كيف يناسب HubSecure
HubSecure يناسب عندما يحتاج عمل العميل المنظم إلى مساحة عمل متصلة للسجلات والطلبات الآمنة والملفات والرسائل والأذونات والمهام والموافقات وسجل التدقيق. ويكون الأمر أقوى عندما ترغب الفرق في عدد أقل من عمليات التسليم اليدوية والأدلة الواضحة دون جعل تجربة العميل ثقيلة.
عادةً ما يكون سير العمل الأول الذي يجب مراجعته هو الذي يحتوي على ملفات أكثر مطاردة أو حساسية أو أضعف دليل على من فعل ماذا. ابدأ من هناك، وقم بقياس وقت الإكمال والتذكيرات، ثم قم بالتوسيع إلى سير عمل العميل المجاور.
الصفحات ذات الصلة
التعليمات
هل تحتاج جميع الملفات إلى النقل؟
لا، ابدأ بسير العمل النشط والأدلة المهمة.
ما هو الخطر الرئيسي؟
ترحيل التخزين دون إصلاح الحالة المفقودة.
ما الذي يجب قياسه؟
الملفات المفقودة والتذكيرات ووقت المراجعة.