يمكنك تقليل مطاردة مستندات العميل من خلال منح العملاء قائمة طلبات واحدة باللغة البسيطة وإظهار التقدم وإرسال تذكيرات بشأن الحالة المفقودة والحفاظ على كل قرار تحميل ومراجعة في نفس سير العمل.
عندما يتعلق الأمر
This matters when follow-up is manual, repeated and hard to measure. والمسألة العملية ليست فقط ما إذا كان بإمكان العميل إرسال ملف أو فتح بوابة. والمسألة هي ما إذا كان بوسع الفريق أن يرى الطلب، والحالة، والمالك، والإذن، واستعراض القرار، والأدلة في مكان واحد.
الفرق تقضي الكثير من الوقت لتذكير العملاء للملفات المطلوبة.
إرسال طلبات بريدية أطول أو إضافة المزيد من الأعمدة اليدوية.
مقارنة بسيطة
| المزيد من تذكيرات البريد الإلكتروني | يضيف الضوضاء دون تحسين الوضوح. |
| قائمة مرجعية ثابتة | يعمل على تحسين القائمة ولكن قد لا يتم تحديث الحالة تلقائيًا. |
| تذكيرات سير العمل | تشغيل المتابعة من حالة الملف المفقود الحقيقية. |
ما الذي يجب أن يتضمنه سير العمل
- استخدم أسماء المستندات بلغة العميل
- فصل العناصر المطلوبة والاختيارية
- إظهار التقدم
- أتمتة التذكيرات بعناية
- تصعيد الحاصرات المتأخرة فقط
كيف يناسب HubSecure
HubSecure يناسب عندما يحتاج عمل العميل المنظم إلى مساحة عمل متصلة للسجلات والطلبات الآمنة والملفات والرسائل والأذونات والمهام والموافقات وسجل التدقيق. ويكون الأمر أقوى عندما ترغب الفرق في عدد أقل من عمليات التسليم اليدوية والأدلة الواضحة دون جعل تجربة العميل ثقيلة.
عادةً ما يكون سير العمل الأول الذي يجب مراجعته هو الذي يحتوي على ملفات أكثر مطاردة أو حساسية أو أضعف دليل على من فعل ماذا. ابدأ من هناك، وقم بقياس وقت الإكمال والتذكيرات، ثم قم بالتوسيع إلى سير عمل العميل المجاور.
الصفحات ذات الصلة
التعليمات
لماذا يتجاهل العملاء الطلبات؟
عادةً لأن الطلب غير واضح أو منتشر عبر القنوات أو يفتقد الإجراء التالي الواضح.
ما الذي يقلل من المطاردة بشكل أسرع؟
قائمة طلبات واضحة مع التقدم المرئي والحالة المفقودة.
كيف ينبغي للفرق قياس ذلك؟
تتبع التذكيرات لكل عميل ووقت الانتهاء والأيام المحظورة.