تعقب وثائق العملاء المفقودة بقائمة طلبات حية تبين كل ما يلزم من بنود، مالك، موعد مناسب، تذكير العملاء، حالة تحميل، سبب رفض، والموافقة النهائية بجانب سجل العملاء.
عندما يتعلق الأمر
وهذا يهم عندما لا يستطيع الموظفون مطاردة العملاء والمديرين يدويا أن يثقوا في وضعية صحيفة البيانات. والمسألة العملية ليست فقط ما إذا كان بإمكان العميل إرسال ملف أو فتح بوابة. والمسألة هي ما إذا كان بوسع الفريق أن يرى الطلب، والحالة، والمالك، والإذن، واستعراض القرار، والأدلة في مكان واحد.
العمليات وأفرقة خدمة العملاء التي تحتاج إلى رؤية موثوقة عن المفقودين.
a manually updated tracker that is disconnected from the actual upload and review work flow.
مقارنة بسيطة
| تعقب جداول البيانات | مفيد في البداية ولكنه يصبح قديمًا ومنقطع الاتصال. |
| فحص المجلد | يظهر الملفات الموجودة، وليس الملفات المفقودة. |
| تعقب سير العمل | يعرض الحالات المفقودة والمحملة والمرفوضة والمعتمدة في السياق. |
ما الذي يجب أن يتضمنه سير العمل
- إنشاء قائمة المستندات المطلوبة
- تعيين أصحاب
- تحديد مواعيد الاستحقاق
- ربط التحميلات بالطلبات
- تتبع قرارات المراجعة
- تصعيد الحاصرات الحقيقية فقط
كيف يناسب HubSecure
HubSecure يناسب عندما يحتاج عمل العميل المنظم إلى مساحة عمل متصلة للسجلات والطلبات الآمنة والملفات والرسائل والأذونات والمهام والموافقات وسجل التدقيق. ويكون الأمر أقوى عندما ترغب الفرق في عدد أقل من عمليات التسليم اليدوية والأدلة الواضحة دون جعل تجربة العميل ثقيلة.
عادةً ما يكون سير العمل الأول الذي يجب مراجعته هو الذي يحتوي على ملفات أكثر مطاردة أو حساسية أو أضعف دليل على من فعل ماذا. ابدأ من هناك، وقم بقياس وقت الإكمال والتذكيرات، ثم قم بالتوسيع إلى سير عمل العميل المجاور.
الصفحات ذات الصلة
التعليمات
ما تسميات الحالة التي ينبغي استخدامها؟
الاستخدام المطلوب، المفقود، المحمل، يحتاج إلى مراجعة، مرفوض، معتمد.
هل يمكن القيام بذلك في جداول البيانات؟
نعم للحالات البسيطة، ولكن جداول البيانات عادةً لا تحتفظ بسجل التحميل والمراجعة والتدقيق.
ما هي أفضل خطوة أولى؟
ابدأ بسير عمل طلب مستند متكرر واحد واستبدل متتبع الحالة هناك أولاً.