وتعني عملية جمع وثائق مراجعة الحسابات أن كل ملف مطلوب يمكن تعقبه من طلب تحميلها واستعراضها والموافقة عليها واستبقائها، مع ما يكفي من السياق لإثبات الجهة التي فعلت ما ومتى دون إعادة بناء القصة من صناديق.
عندما يتعلق الأمر
This matters when document evidence may later be reviewed by managers, audit, compliance teams or clients. والمسألة العملية ليست فقط ما إذا كان بإمكان العميل إرسال ملف أو فتح بوابة. والمسألة هي ما إذا كان بوسع الفريق أن يرى الطلب، والحالة، والمالك، والإذن، واستعراض القرار، والأدلة في مكان واحد.
وتنظم الأفرقة التي تحتاج إلى أدلة ملف العملاء لكي تكتمل قبل إعادة النظر فيها.
مجلد يقوم بتخزين الملفات ولكنه لا يشرح سياق الطلب أو المراجعة أو الموافقة.
مقارنة بسيطة
| أرشيف الملف | يخزن الملفات النهائية. |
| سير عمل جاهز للتدقيق | يخزن الملف بالإضافة إلى الطلب والمراجع والقرار والتاريخ. |
| HubSecure مناسب | يقوم بإنشاء الأدلة أثناء حدوث العمل العادي للعميل. |
ما الذي يجب أن يتضمنه سير العمل
- طلب الملفات من سجل العميل
- تسجيل أحداث التحميل
- تسجيل نتائج المراجعة
- تتبع تغييرات الأذونات
- احتفظ بالموافقات المرفقة
كيف يناسب HubSecure
HubSecure يناسب عندما يحتاج عمل العميل المنظم إلى مساحة عمل متصلة للسجلات والطلبات الآمنة والملفات والرسائل والأذونات والمهام والموافقات وسجل التدقيق. ويكون الأمر أقوى عندما ترغب الفرق في عدد أقل من عمليات التسليم اليدوية والأدلة الواضحة دون جعل تجربة العميل ثقيلة.
عادةً ما يكون سير العمل الأول الذي يجب مراجعته هو الذي يحتوي على ملفات أكثر مطاردة أو حساسية أو أضعف دليل على من فعل ماذا. ابدأ من هناك، وقم بقياس وقت الإكمال والتذكيرات، ثم قم بالتوسيع إلى سير عمل العميل المجاور.
الصفحات ذات الصلة
التعليمات
ما الذي يجعل الوثيقة جاهزة للتدقيق؟
يحتوي على سياق: الطلب والمالك والتحميل وقرار المراجعة والموافقة وحالة الاحتفاظ.
هل يمكن أن تكون المجلدات جاهزة للتدقيق؟
فقط إذا كان سير العمل المحيط يسجل من طلب كل عنصر وقام بمراجعته والموافقة عليه.
ما الذي يجب على الفرق اختباره؟
اسأل ما إذا كان بإمكان المدير إعادة إنشاء الملف دون البحث في البريد الإلكتروني.