جمع المستندات الآمنة عبارة عن سير عمل محكوم لطلب مستندات العميل واستلامها وتتبعها ومراجعتها والموافقة عليها دون الاعتماد على مرفقات البريد الإلكتروني أو المجلدات المشتركة أو جداول البيانات المحدثة يدويًا.
عندما يتعلق الأمر
This matters when documents are required before onboarding, tax preparation, legal intake, AML/KYC review, compliance review or client service work can continue. والمسألة العملية ليست فقط ما إذا كان بإمكان العميل إرسال ملف أو فتح بوابة. والمسألة هي ما إذا كان بوسع الفريق أن يرى الطلب، والحالة، والمالك، والإذن، واستعراض القرار، والأدلة في مكان واحد.
فرق منظمة وخدمة مهنية تجمع ملفات العملاء الحساسة.
رابط نقل ملف لمرة واحدة، أو مجلد تخزين سلبي، أو نموذج عام بدون حالة مراجعة.
مقارنة بسيطة
| مرفقات البريد الإلكتروني | من السهل البدء ولكن من الصعب التحكم فيه والبحث والإذن والتدقيق. |
| محركات الأقراص المشتركة | جيد للتخزين، وضعيف بالنسبة لقوائم الطلبات، والحالة المفقودة، وتذكيرات العميل والموافقات. |
| تأمين جمع المستندات | يربط الطلب والتحميل والحالة والمالك وقرار المراجعة وسجل التدقيق. |
ما الذي يجب أن يتضمنه سير العمل
- إنشاء سجل العميل
- تحديد المستندات المطلوبة
- أرسل قائمة طلبات آمنة واحدة
- تتبع الملفات المفقودة والمحملة
- مراجعة أو الموافقة أو الرفض لكل عنصر
- احتفظ بالأدلة المرفقة بسير العمل
كيف يناسب HubSecure
HubSecure يناسب عندما يحتاج عمل العميل المنظم إلى مساحة عمل متصلة للسجلات والطلبات الآمنة والملفات والرسائل والأذونات والمهام والموافقات وسجل التدقيق. ويكون الأمر أقوى عندما ترغب الفرق في عدد أقل من عمليات التسليم اليدوية والأدلة الواضحة دون جعل تجربة العميل ثقيلة.
عادةً ما يكون سير العمل الأول الذي يجب مراجعته هو الذي يحتوي على ملفات أكثر مطاردة أو حساسية أو أضعف دليل على من فعل ماذا. ابدأ من هناك، وقم بقياس وقت الإكمال والتذكيرات، ثم قم بالتوسيع إلى سير عمل العميل المجاور.
الصفحات ذات الصلة
التعليمات
هل الجمع الآمن للمستندات هو نفس مشاركة الملفات؟
لا، مشاركة الملفات تنقل الملفات. تدير مجموعة المستندات الآمنة سير العمل الكامل حول المستندات المطلوبة، بما في ذلك الحالة والملكية والمراجعة والأدلة.
من يحتاج إلى جمع المستندات بشكل آمن؟
الفرق التي تطلب بشكل متكرر ملفات العميل الحساسة وتحتاج إلى معرفة ما هو مفقود ومن يملك الإجراء التالي وما إذا تمت الموافقة على الملف.
ما الذي يجب على المشترين التحقق منه أولاً؟
تحقق مما إذا كان النظام يربط الطلبات والتحميلات والتذكيرات والأذونات وقرارات المراجعة وسجل التدقيق حول سجل العميل.