موجز قصير
Google Shared Drives are useful for internal file organisation. ويحتاج عمل العملاء المنظم إلى أكثر من الملفات: الطلبات الواضحة، وحالة الاستعراض، والحوكمة، والاحتفاظ بالأدلة.
- حيث لا تزال الأداة الحالية منطقية.
- ما هو تدفق العمل HubSecure يستبدل أولا.
- كيفية اختيار مسار الهجرة الآمن.
- السيارات المشتركة هي تخزين الملفات، وليس نظام تشغيل ملفات العملاء.
- وتحتاج الأفرقة المنظمة إلى مركز كل وثيقة وملكيتها والموافقة عليها ومسار مراجعة الحسابات.
- يحتفظ بتبادل الوثائق مع سجل العملاء وسير العمل.
- ويمكن لمعظم الأفرقة الاحتفاظ بمخزون غوغل للعمل الداخلي واستخدامه في تبادل ملفات العملاء المنظمين.
مسار الشراء ذو الصلة HubSecure
جمع المستندات ودليل Vault لجمع المستندات الآمنة Secure Vault وحدة مقارنة Dropbox دليل برامج جمع المستندات دليل المكتبة احجز عرضًا توضيحيًا لسير العمل
الأنسب وليس الأفضل
| الأفضل ل | ليس الأفضل ل |
|---|---|
| الفرق المنظمة التي تحتاج إلى سجلات العملاء والملفات الآمنة وملكية سير العمل وRBAC وسجل التدقيق معًا. | الفرق التي تحتاج فقط إلى أداة ذات غرض واحد ولا تحتاج إلى عمليات عميل محكومة أو أدلة امتثال. |
موارد الأمان والخصوصية والحوكمة ذات الصلة
تابع مع مركز الأمان والثقة HubSecure، واتفاقية معالجة البيانات، والمعالجات الفرعية، وسير عمل الامتثال، ومشغل الذكاء الاصطناعي المحكوم.
حالة الاستخدام ذات الصلة
ينتمي هذا الدليل إلى مجموعة أدلة جمع المستندات الآمنة. تابع مع مركز المنتج لتجميع المستندات بشكل آمن.
مشكلة المجلد
تعمل مساحات Drive المشتركة على تسهيل تجميع المستندات، ولكنها لا تشرح سبب طلب المستند ومن قام بالتحقق منه والقرار الذي يدعمه أو متى يجب الاحتفاظ به أو حذفه. هذا السياق المفقود هو المكان الذي تضيع فيه الفرق المنظمة الوقت وتخلق المخاطر.
حيث تحتاج سير عمل ملفات العميل إلى مزيد من التحكم
غالبًا ما تصل مستندات العميل متأخرة أو غير كاملة أو بتنسيق خاطئ. ثم يقوم الموظفون بمطاردة الموظفين عبر البريد الإلكتروني، وإعادة تسمية الملفات يدويًا، وتحديث جداول البيانات لإظهار الحالة. HubSecure يحول ذلك إلى سير عمل منظم يتضمن الطلبات والتذكيرات وحالات المراجعة ومسار النشاط الكامل.
ما يضيفه HubSecure
يقوم HubSecure بتوصيل الملفات بالعميل والمسألة وقائمة التحقق من الإعداد ومهمة الامتثال وسلسلة الرسائل الآمنة. لا يتم تخزين المستند فقط. لديها السياق والملكية وضوابط الوصول والتاريخ.
أفضل ملاءمة
استخدم مساحات Drive المشتركة لمستندات الفريق الداخلية. استخدم HubSecure عندما يرسل العملاء الخارجيون ملفات حساسة ويحتاج العمل إلى دليل على ما حدث.
مقارنة الميزات
| القدرة | HubSecure | بديل |
|---|---|---|
| تخزين الملفات الداخلية | مفيد بجانب HubSecure | القدرة المحلية القوية |
| طلبات مستند العميل | الطلبات والتذكيرات المنظمة | المجلدات اليدوية ومتابعة البريد الإلكتروني |
| حالة المراجعة | متصلة بسجل العميل | عادة ما يتم تعقبها بشكل منفصل |
| تاريخ التدقيق | الأدلة على مستوى سير العمل | نشاط الملف فقط |
| الاحتفاظ والحذف | ضوابط سجل العميل المدركة للسياسة | يتطلب الحكم اليدوي |
القراءة ذات الصلة: Hubsecure مقابل Google Drive Secure Vault، والتوقف عن فقدان البريد الإلكتروني لمستندات العميل، وإدارة مستندات Vault الآمنة.
الأسئلة المتكررة
عادة لا. يمكن أن تظل مساحات Drive المشتركة مفيدة داخليًا. يجب أن يتعامل HubSecure مع تبادل ملفات العميل الحساسة وسير العمل المنظم.
تظهر المجلدات مكان وجود الملفات. فهي لا توضح بشكل موثوق سبب طلب الملفات، ومن قام بمراجعتها، وما هو المفقود وما هو القرار الذي أعقب ذلك.
نعم. يمكن لـ HubSecure أن يجلس بجانب أدوات الإنتاجية بينما يصبح مساحة العمل المحكومة لسجلات العميل وأدلته.
قم بإحضار عمل العميل المنظم إلى مساحة عمل واحدة محكومة
يجمع HubSecure بين سجلات العميل والملفات الآمنة وأدلة الإعداد والتواصل والامتثال.
Book demoاستعراض الأفرقة المنظمة
Prepared by the HubSecure editorial team for operators, compliance leaders and IT reviewers evaluating secure client operations software.
المؤلفون: مراجعون؛ سياسة التحرير