Der beste Weg, um Dokumente von Kunden zu sammeln, ist eine sichere Anfrageliste zu senden, die benötigte Dateien, fällige Daten, Upload-Status, fehlende Artikel und nächste Schritte zeigt, dann halten Sie jeden Upload, Erinnerung, Überprüfung Entscheidung und Genehmigung an den Client-Record.
Wenn es darum geht
Dies ist wichtig, wenn Kunden Anfragen ignorieren, Dateien an der falschen Stelle hochladen, unvollständige Antworten senden oder wiederholte Erinnerungen benötigen. Die praktische Frage ist nicht nur, ob ein Kunde eine Datei senden oder ein Portal öffnen kann. Die Frage ist, ob das Team die Anfrage, den Status, den Eigentümer, die Erlaubnis, die Überprüfungsentscheidung und die Beweise an einem Ort sehen kann.
Buchhaltungs-, Rechts-, Vermögens-, Beratungs- und Compliance-Teams, die Kundendateien sammeln.
Bitten Sie Kunden, auf lange E-Mail-Threads mit Anhängen zu antworten, und hoffen Sie, dass die Mitarbeiter später einen Tracker aktualisieren.
Einfacher Vergleich
| E-Mail-Anfrage | Schnell zu schreiben, aber es entstehen doppelte Anhänge, unklarer Status und verstreute Beweise. |
| Ordner hochladen | Sicherer als E-Mail, aber immer noch schwach für fehlende Elemente, Überprüfungseigentum und Erinnerungen. |
| Sichere Anfrageliste | Macht den Kunden die nächste Aktion klar und gibt den Mitarbeitern einen verlässlichen Status. |
Was der Workflow beinhalten sollte
- Verwenden Sie Dokumentnamen in einfacher Sprache
- Separate erforderliche und optionale Dateien
- Zeigen Sie dem Kunden den Fortschritt
- Senden Sie Erinnerungen basierend auf dem fehlenden Status
- Überprüfen Sie Dateien im selben Workflow
- Schließen Sie die Anfrage unter Beibehaltung der Beweise ab
Wie HubSecure passt
HubSecure eignet sich, wenn regulierte Kundenarbeit einen verbundenen Arbeitsbereich für Aufzeichnungen, sichere Anfragen, Dateien, Nachrichten, Berechtigungen, Aufgaben, Genehmigungen und Prüfverlauf benötigt. Es ist am stärksten, wenn Teams weniger manuelle Übergaben und sauberere Beweise wünschen, ohne das Kundenerlebnis zu belasten.
Der erste Arbeitsablauf, der überprüft werden muss, ist in der Regel derjenige mit der größten Verfolgung, den sensibelsten Dateien oder dem schwächsten Beweis dafür, wer was getan hat. Beginnen Sie dort, messen Sie die Fertigstellungszeit und Erinnerungen und erweitern Sie sie dann auf angrenzende Kunden-Workflows.
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FAQ
Wie reduzieren Sie die Verfolgung von Dokumenten?
Machen Sie die Anforderungsliste übersichtlich, zeigen Sie den Fortschritt an, reduzieren Sie doppelte Kanäle und lösen Sie Erinnerungen aufgrund fehlender Status anstelle von Speicher aus.
Sollten Kunden E-Mail-Anhänge verwenden?
Bei einmaligen Dateien mit geringem Risiko kann E-Mail funktionieren, bei der wiederholten Sammlung sensibler Dokumente sollte jedoch ein sicherer, geregelter Workflow verwendet werden.
Was sollte das interne Team verfolgen?
Verfolgen Sie den angeforderten Artikel, den Eigentümer, das Fälligkeitsdatum, den Upload-Status, die Überprüfungsentscheidung, den Ablehnungsgrund und die endgültige Genehmigung.