Google Drive kann Dateien speichern und teilen, aber die sichere Dokumentensammlung fügt Anforderungslisten, fehlenden Status, Erinnerungen, Überprüfung Eigentum, Genehmigungen und Audit Beweise rund um den Kundenrekord hinzu.
Wenn es darum geht
Dies ist wichtig, wenn erforderliche Dokumente von der Anfrage bis zur Genehmigung nachverfolgt werden müssen. Die praktische Frage ist nicht nur, ob ein Kunde eine Datei senden oder ein Portal öffnen kann. Die Frage ist, ob das Team die Anfrage, den Status, den Eigentümer, die Erlaubnis, die Überprüfungsentscheidung und die Beweise an einem Ort sehen kann.
Teams, die Google Drive oder Workspace für Kundendateien verwenden.
ein Ersatz für jeden Anwendungsfall für die Zusammenarbeit mit Google Workspace.
Einfacher Vergleich
| Google Drive | Gut für Aufbewahrung und Zusammenarbeit. |
| Sichere Dokumentensammlung | Gut für erforderliche Kundendateien und Workflow-Beweise. |
| HubSecure fit | Fügt einen geregelten Client-Workflow und Status rund um Dateien hinzu. |
Was der Workflow beinhalten sollte
- Ordnen Sie Laufwerksordner zu
- Fehlende Statusanforderungen auflisten
- Anforderungslisten in den Workflow verschieben
- Verfolgen Sie Bewertungen
- Bewahren Sie Prüfungsnachweise auf
Wie HubSecure passt
HubSecure eignet sich, wenn regulierte Kundenarbeit einen verbundenen Arbeitsbereich für Aufzeichnungen, sichere Anfragen, Dateien, Nachrichten, Berechtigungen, Aufgaben, Genehmigungen und Prüfverlauf benötigt. Es ist am stärksten, wenn Teams weniger manuelle Übergaben und sauberere Beweise wünschen, ohne das Kundenerlebnis zu belasten.
Der erste Arbeitsablauf, der überprüft werden muss, ist in der Regel derjenige mit der größten Verfolgung, den sensibelsten Dateien oder dem schwächsten Beweis dafür, wer was getan hat. Beginnen Sie dort, messen Sie die Fertigstellungszeit und Erinnerungen und erweitern Sie sie dann auf angrenzende Kunden-Workflows.
Verwandte Seiten
FAQ
Wann reicht Google Drive aus?
Für einfache interne Speicherung oder risikoarmes Teilen.
Was fehlt zur Dokumentensammlung?
Strukturierte Anfragen, fehlender Status, Erinnerungen, Überprüfungsentscheidungen und Prüfhistorie.
Was sollte sich zuerst bewegen?
Der Dokumentanforderungs-Workflow mit den meisten Anforderungen.