E-Mail kann für einige risikoarme Kommunikation akzeptabel sein, aber es ist für wiederholt sensible Dokument-Workflows schwach, weil Anhänge, Weiterleitung, Berechtigungen, fehlenden Status und Audithistorie schwer zu kontrollieren sind.
Wenn es darum geht
Dies ist wichtig, wenn Dokumente vertraulich sind, wiederholt werden, intern überprüft werden oder als Beweismittel benötigt werden. Die praktische Frage ist nicht nur, ob ein Kunde eine Datei senden oder ein Portal öffnen kann. Die Frage ist, ob das Team die Anfrage, den Status, den Eigentümer, die Erlaubnis, die Überprüfungsentscheidung und die Beweise an einem Ort sehen kann.
Teams entscheiden, ob die Verwendung von E-Mail-Anhängen für Kundendateien eingestellt werden soll.
eine Behauptung, dass jede E-Mail automatisch unsicher sei.
Einfacher Vergleich
| Vertraut, aber verstreut. | |
| Sicheres Portal | Kontrollierter Zugriff und Workflow-Status. |
| HubSecure fit | Sichern Sie Anfragen mit Beweisen und Berechtigungen. |
Was der Workflow beinhalten sollte
- Dokumentvertraulichkeit klassifizieren
- Wiederholte Anfragen verschieben
- Verwenden Sie einen sicheren Upload
- Verfolgen Sie den Status
- Entscheidungen aufzeichnen
Wie HubSecure passt
HubSecure eignet sich, wenn regulierte Kundenarbeit einen verbundenen Arbeitsbereich für Aufzeichnungen, sichere Anfragen, Dateien, Nachrichten, Berechtigungen, Aufgaben, Genehmigungen und Prüfverlauf benötigt. Es ist am stärksten, wenn Teams weniger manuelle Übergaben und sauberere Beweise wünschen, ohne das Kundenerlebnis zu belasten.
Der erste Arbeitsablauf, der überprüft werden muss, ist in der Regel derjenige mit der größten Verfolgung, den sensibelsten Dateien oder dem schwächsten Beweis dafür, wer was getan hat. Beginnen Sie dort, messen Sie die Fertigstellungszeit und Erinnerungen und erweitern Sie sie dann auf angrenzende Kunden-Workflows.
Verwandte Seiten
FAQ
Ist E-Mail verschlüsselt?
Die E-Mail-Sicherheit hängt von der Konfiguration und dem Empfängerverhalten ab; Die Kontrolle des Arbeitsablaufs ist immer noch begrenzt.
Was ist das Hauptproblem?
Anhänge verlassen den kontrollierten Workflow.
Was soll es ersetzen?
Sichere Anforderungsworkflows für sensible Dokumente.