Ersetzen Sie Dropbox und Tabellenkalkulationen durch Verschieben der aktiven Anfrageliste, fehlender Status, Upload-Pfad, Überprüfungsentscheidungen und Erinnerungen in einen Dokumentensammlungs-Workflow, der an den Clientrekord gebunden ist.
Wenn es darauf ankommt
Dies ist wichtig, wenn der Dateispeicher und der Status-Tracker nicht übereinstimmen oder einen manuellen Abgleich erfordern. Die praktische Frage ist nicht nur, ob ein Kunde eine Datei senden oder ein Portal öffnen kann. Die Frage ist, ob das Team die Anfrage, den Status, den Eigentümer, die Erlaubnis, die Überprüfungsentscheidung und die Beweise an einem Ort sehen kann.
Teams nutzen Dropbox für Dateien und Tabellenkalkulationen für den Status.
eine Behauptung, dass der gesamte Dropbox-Speicher sofort entfernt werden muss.
Einfacher Vergleich
| Dropbox plus Tabellenkalkulation | Dateien und Status leben getrennt. |
| Workflow für die Dokumentensammlung | Statusaktualisierungen aus der echten Anfrage und dem Upload-Pfad. |
| HubSecure fit | Kombiniert sichere Dateien, Status und Prüfverlauf. |
Was der Workflow beinhalten sollte
- Wählen Sie den Anforderungsworkflow
- Dropbox-Ordner zuordnen
- Tabellenkalkulationszustände zuordnen
- Anfrageliste erstellen
- Aktive Dateien verschieben
- Schließen Sie den Tabellen-Tracker
Wie HubSecure passt
HubSecure eignet sich, wenn regulierte Kundenarbeit einen verbundenen Arbeitsbereich für Aufzeichnungen, sichere Anfragen, Dateien, Nachrichten, Berechtigungen, Aufgaben, Genehmigungen und Prüfverlauf benötigt. Es ist am stärksten, wenn Teams weniger manuelle Übergaben und sauberere Beweise wünschen, ohne das Kundenerlebnis zu belasten.
Der erste Arbeitsablauf, der überprüft werden muss, ist in der Regel derjenige mit der größten Verfolgung, den sensibelsten Dateien oder dem schwächsten Beweis dafür, wer was getan hat. Beginnen Sie dort, messen Sie die Fertigstellungszeit und Erinnerungen und erweitern Sie sie dann auf angrenzende Kunden-Workflows.
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FAQ
Was ist der Hauptschmerz?
Die Tabelle sagt das eine, während der Ordner das andere anzeigt.
Was sollte sich zuerst bewegen?
Aktive Kundenanfragen und Nachverfolgung fehlender Dateien.
Was soll in Dropbox bleiben?
Archivierte Dateien können bleiben, bis es einen Grund für ihre Migration gibt.