Client-Dokument-Sammlung ist der Workflow, Clients für benötigte Dateien zu fragen, sie sicher zu empfangen, zu verfolgen, was fehlt, überprüfen jeden Upload und halten Sie die Beweise, die auf dem Client-Datensatz angebracht sind.
Wenn es darum geht
Dies ist wichtig, wenn die Kundenarbeit nicht vorangetrieben werden kann, bis bestimmte Dokumente vollständig und überprüft sind. Die praktische Frage ist nicht nur, ob ein Kunde eine Datei senden oder ein Portal öffnen kann. Die Frage ist, ob das Team die Anfrage, den Status, den Eigentümer, die Erlaubnis, die Überprüfungsentscheidung und die Beweise an einem Ort sehen kann.
Teams, die erforderliche Kundendateien für Onboarding-, Service-, Steuer-, Rechts-, Compliance- oder Beratungsarbeiten sammeln.
ein passiver Upload-Ordner ohne Anforderungsliste, Status oder Überprüfungsentscheidung.
Einfacher Vergleich
| Datei-Upload | Empfängt eine Datei. |
| Dokumentensammlung | Verfolgt den angeforderten Artikel, den fehlenden Status, die Überprüfung und Genehmigung. |
| HubSecure fit | Verbindet den Workflow mit Kundendatensätzen und dem Prüfverlauf. |
Was der Workflow beinhalten sollte
- Definieren Sie erforderliche Dateien
- Senden Sie eine sichere Anfrage
- Verfolgen Sie den fehlenden Status
- Überprüfen Sie Uploads
- Dateien genehmigen oder ablehnen
- Beweise sichern
Wie HubSecure passt
HubSecure eignet sich, wenn regulierte Kundenarbeit einen verbundenen Arbeitsbereich für Aufzeichnungen, sichere Anfragen, Dateien, Nachrichten, Berechtigungen, Aufgaben, Genehmigungen und Prüfverlauf benötigt. Es ist am stärksten, wenn Teams weniger manuelle Übergaben und sauberere Beweise wünschen, ohne das Kundenerlebnis zu belasten.
Der erste Arbeitsablauf, der überprüft werden muss, ist in der Regel derjenige mit der größten Verfolgung, den sensibelsten Dateien oder dem schwächsten Beweis dafür, wer was getan hat. Beginnen Sie dort, messen Sie die Fertigstellungszeit und Erinnerungen und erweitern Sie sie dann auf angrenzende Kunden-Workflows.
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FAQ
Ist das dasselbe wie sichere Dateifreigabe?
Nein. File-Sharing überträgt Dateien; Die Dokumentensammlung verwaltet die Vervollständigung erforderlicher Dateien.
Wer braucht es?
Teams mit wiederholten Kundenanfragen, sensiblen Dokumenten und Überprüfungsanforderungen.
Was ist der erste Arbeitsablauf, der verbessert werden muss?
Beginnen Sie mit der Anfrage, die die meiste Verfolgung hervorruft.