Ein Dokument-Zulassungs-Workflow ist der strukturierte Prozess zur Überprüfung eines Dokuments, der entscheidet, ob es akzeptabel ist, die Genehmigung oder Ablehnung aufnimmt und den Client-Workflow vorwärts bewegt.
Wenn es darum geht
Dies ist wichtig, wenn hochgeladene Dokumente akzeptiert werden müssen, bevor die Onboarding-, Service- oder Compliance-Arbeit fortgesetzt werden kann. Die praktische Frage ist nicht nur, ob ein Kunde eine Datei senden oder ein Portal öffnen kann. Die Frage ist, ob das Team die Anfrage, den Status, den Eigentümer, die Erlaubnis, die Überprüfungsentscheidung und die Beweise an einem Ort sehen kann.
Teams, die eine formelle Genehmigung von Kundendokumenten benötigen.
eine mündliche Genehmigung oder Dateinamensänderung ohne aufgezeichnete Entscheidung.
Einfacher Vergleich
| Informelle Genehmigung | Schnell, aber schwer zu beweisen. |
| Genehmigungsworkflow | Prüfer, Entscheidung, Zeitstempel und Grund werden erfasst. |
| HubSecure fit | Hält Genehmigungen an die Kundendatensätze angehängt. |
Was der Workflow beinhalten sollte
- Genehmigungskriterien definieren
- Prüfer zuweisen
- Überprüfen Sie die Datei
- Genehmigen oder ablehnen
- Grund aufzeichnen
- Nächsten Schritt benachrichtigen
Wie HubSecure passt
HubSecure eignet sich, wenn regulierte Kundenarbeit einen verbundenen Arbeitsbereich für Aufzeichnungen, sichere Anfragen, Dateien, Nachrichten, Berechtigungen, Aufgaben, Genehmigungen und Prüfverlauf benötigt. Es ist am stärksten, wenn Teams weniger manuelle Übergaben und sauberere Beweise wünschen, ohne das Kundenerlebnis zu belasten.
Der erste Arbeitsablauf, der überprüft werden muss, ist in der Regel derjenige mit der größten Verfolgung, den sensibelsten Dateien oder dem schwächsten Beweis dafür, wer was getan hat. Beginnen Sie dort, messen Sie die Fertigstellungszeit und Erinnerungen und erweitern Sie sie dann auf angrenzende Kunden-Workflows.
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FAQ
Was sollte die Genehmigung beinhalten?
Gutachter, Entscheidung, Zeitstempel und Grund.
Warum benennen Sie die Datei nicht einfach um?
Durch das Umbenennen bleiben nicht genügend Workflow-Beweise erhalten.
Was soll nach einer Ablehnung passieren?
Der Kunde sollte einen klaren Grund und die nächste Aktion erhalten.