Missing-Document-Status ist ein Live-Workflow-Zustand, der zeigt, welche angeforderten Client-Dokumente nicht erhalten wurden, die das Follow-up besitzen, was den Prozess blockiert und was bereits hochgeladen, abgelehnt oder genehmigt wurde.
Wenn es darum geht
Dies ist wichtig, wenn Mitarbeiter nicht schnell erkennen können, welche Dateien fehlen, welcher Kunde eine Erinnerung benötigt oder welcher Prüfer eine Entscheidung treffen muss. Die praktische Frage ist nicht nur, ob ein Kunde eine Datei senden oder ein Portal öffnen kann. Die Frage ist, ob das Team die Anfrage, den Status, den Eigentümer, die Erlaubnis, die Überprüfungsentscheidung und die Beweise an einem Ort sehen kann.
Teams, die Kunden nach benötigten Dateien suchen und einen zuverlässigen Abschlussstatus benötigen.
eine statische Tabellenspalte, die manuell aktualisiert wird, nachdem Mitarbeiter Posteingänge und Ordner durchsucht haben.
Einfacher Vergleich
| Statische Tabelle | Kann fehlende Elemente auflisten, ist jedoch oft veraltet und wird von Uploads getrennt. |
| Benennung von Ordnern | Zeigt möglicherweise, was vorhanden ist, zeigt jedoch selten, was angefordert wurde oder warum es die Arbeit blockiert. |
| Workflow-Status | Zeigt neben dem Kundendatensatz die Status „Angefordert“, „Fehlend“, „Hochgeladen“, „Abgelehnt“ und „Genehmigt“ an. |
Was der Workflow beinhalten sollte
- Listen Sie alle erforderlichen Dokumente auf
- Weisen Sie einen Eigentümer für die Nachverfolgung zu
- Verknüpfen Sie jeden Upload mit der Anfrage
- Abgelehnte Dateien separat anzeigen
- Zeichnen Sie Erinnerungen und Entscheidungen auf
- Überprüfen Sie Blocker vor Ablauf der Fristen
Wie HubSecure passt
HubSecure eignet sich, wenn regulierte Kundenarbeit einen verbundenen Arbeitsbereich für Aufzeichnungen, sichere Anfragen, Dateien, Nachrichten, Berechtigungen, Aufgaben, Genehmigungen und Prüfverlauf benötigt. Es ist am stärksten, wenn Teams weniger manuelle Übergaben und sauberere Beweise wünschen, ohne das Kundenerlebnis zu belasten.
Der erste Arbeitsablauf, der überprüft werden muss, ist in der Regel derjenige mit der größten Verfolgung, den sensibelsten Dateien oder dem schwächsten Beweis dafür, wer was getan hat. Beginnen Sie dort, messen Sie die Fertigstellungszeit und Erinnerungen und erweitern Sie sie dann auf angrenzende Kunden-Workflows.
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FAQ
Warum ist der Status fehlender Dokumente wichtig?
Es verhindert, dass die Arbeit stillschweigend ins Stocken gerät, und gibt Managern einen zuverlässigen Überblick über Client-Blocker.
Welche Zustände sollten verfolgt werden?
Zumindest: angefordert, fehlt, hochgeladen, muss überprüft werden, abgelehnt und genehmigt.
Kann eine Tabellenkalkulation damit umgehen?
Eine Tabellenkalkulation kann eine einfache Liste verfolgen, in der Regel jedoch nicht die Anforderungs-, Upload-, Überprüfungsentscheidungs- und Prüfungshistorie zusammen speichern.