Sichere Dokumentensammlung ist ein geregelter Workflow, um Client-Dokumente ohne E-Mail-Anhänge, freigegebene Ordner oder manuell aktualisierte Tabellenkalkulationen anzufordern, zu empfangen, zu verfolgen, zu überprüfen und zuzustimmen.
Wenn es darauf ankommt
Dies ist wichtig, wenn Dokumente erforderlich sind, bevor das Onboarding, die Steuervorbereitung, die rechtliche Aufnahme, die AML/KYC-Überprüfung, die Compliance-Überprüfung oder die Arbeit im Kundenservice fortgesetzt werden können. Die praktische Frage ist nicht nur, ob ein Kunde eine Datei senden oder ein Portal öffnen kann. Die Frage ist, ob das Team die Anfrage, den Status, den Eigentümer, die Erlaubnis, die Überprüfungsentscheidung und die Beweise an einem Ort sehen kann.
regulierte und professionelle Serviceteams, die sensible Kundendateien sammeln.
ein einmaliger Dateiübertragungslink, ein passiver Speicherordner oder ein öffentliches Formular ohne Überprüfungsstatus.
Einfacher Vergleich
| E-Mail-Anhänge | Einfach zu starten, aber schwer zu verwalten, zu durchsuchen, zu genehmigen und zu prüfen. |
| Geteilte Laufwerke | Gut für die Speicherung, schwach für Anforderungslisten, fehlende Status, Kundenerinnerungen und Genehmigungen. |
| Sichere Dokumentensammlung | Verbindet die Anfrage, den Upload, den Status, den Eigentümer, die Überprüfungsentscheidung und den Prüfverlauf. |
Was der Workflow beinhalten sollte
- Erstellen Sie den Kundendatensatz
- Definieren Sie erforderliche Dokumente
- Senden Sie eine sichere Anforderungsliste
- Verfolgen Sie fehlende und hochgeladene Dateien
- Überprüfen, genehmigen oder lehnen Sie jeden Artikel ab
- Bewahren Sie die Beweise als Anhang zum Arbeitsablauf auf
Wie HubSecure passt
HubSecure eignet sich, wenn regulierte Kundenarbeit einen verbundenen Arbeitsbereich für Aufzeichnungen, sichere Anfragen, Dateien, Nachrichten, Berechtigungen, Aufgaben, Genehmigungen und Prüfverlauf benötigt. Es ist am stärksten, wenn Teams weniger manuelle Übergaben und sauberere Beweise wünschen, ohne das Kundenerlebnis zu belasten.
Der erste Arbeitsablauf, der überprüft werden muss, ist in der Regel derjenige mit der größten Verfolgung, den sensibelsten Dateien oder dem schwächsten Beweis dafür, wer was getan hat. Beginnen Sie dort, messen Sie die Fertigstellungszeit und Erinnerungen und erweitern Sie sie dann auf angrenzende Kunden-Workflows.
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FAQ
Ist sichere Dokumentensammlung dasselbe wie Dateifreigabe?
Nein. Durch die Dateifreigabe werden Dateien verschoben. Die sichere Dokumentensammlung verwaltet den gesamten Arbeitsablauf rund um die erforderlichen Dokumente, einschließlich Status, Eigentum, Überprüfung und Nachweise.
Wer braucht eine sichere Dokumentensammlung?
Teams, die wiederholt vertrauliche Kundendateien anfordern und wissen müssen, was fehlt, wer für die nächste Aktion verantwortlich ist und ob die Datei genehmigt wurde.
Was sollten Käufer zuerst prüfen?
Überprüfen Sie, ob das System Anfragen, Uploads, Erinnerungen, Berechtigungen, Überprüfungsentscheidungen und Prüfhistorie rund um den Kundendatensatz verknüpft.