Dropbox es principalmente una herramienta de almacenamiento y distribución de archivos. El software de recogida de documentos se construye para gestionar los documentos de clientes necesarios, el estado de los archivos perdidos, recordatorios, decisiones de revisión y pruebas de auditoría.
Cuando esto importa
Esto importa cuando el almacenamiento no es suficiente para gestionar las solicitudes, el estado de terminación y la propiedad de revisión. El problema práctico no es sólo si un cliente puede enviar un archivo o abrir un portal. La cuestión es si el equipo puede ver la solicitud, estado, propietario, permiso, decisión de revisión y evidencia en un solo lugar.
compradores usando Dropbox o carpetas compartidas para la colección de documentos del cliente.
una crítica de Dropbox como producto de almacenamiento general.
Comparación simple
| Dropbox | Fuerte para sincronizar, almacenar y compartir archivos. |
| Software de recogida de documentos | Fuerte para archivos requeridos, estado del cliente y flujo de trabajo de revisión. |
| HubSecure | Funciona como la capa de flujo de trabajo regulada para los archivos de clientes regulados. |
Qué debe incluir el flujo de trabajo
- Carpetas actuales de Dropbox
- Lista de estados requeridos
- Mover una solicitud de flujo de trabajo primero
- Mantener permisos basados en funciones
- Historial de revisión Preserve
Cómo encaja HubSecure
HubSecure se ajusta cuando el trabajo del cliente regulado necesita un espacio de trabajo conectado para registros, solicitudes seguras, archivos, mensajes, permisos, tareas, aprobaciones y historial de auditoría. Es más fuerte cuando los equipos quieren menos entregas manuales y pruebas más limpias sin hacer que la experiencia del cliente sea pesada.
El primer flujo de trabajo a revisar es generalmente el que más persigue, los archivos más sensibles, o la prueba más débil de quién hizo qué. Comience allí, mida el tiempo de terminación y los recordatorios, luego amplíe a los flujos de trabajo del cliente adyacente.
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FAQ
¿Deberían los equipos reemplazar Dropbox inmediatamente?
No siempre. Comience reemplazando el flujo de trabajo donde Dropbox carece de evidencia y estado de solicitud.
¿Cuál es la brecha principal?
Las carpetas no suelen gestionar el estado de los archivos desaparecidos, recordatorios y decisiones de revisión.
¿Qué se debe migrar primero?
Un flujo de trabajo de solicitud de documentos de cliente repetido.