Google Drive puede almacenar y compartir archivos, pero la colección de documentos segura añade listas de solicitudes, estado de archivo perdido, recordatorios, propiedad de revisión, aprobaciones y evidencia de auditoría alrededor del registro del cliente.
Cuando esto importa
Esto importa cuando los documentos necesarios deben ser rastreados de la solicitud a la aprobación. El problema práctico no es sólo si un cliente puede enviar un archivo o abrir un portal. La cuestión es si el equipo puede ver la solicitud, estado, propietario, permiso, decisión de revisión y evidencia en un solo lugar.
equipos usando Google Drive o Workspace para archivos de clientes.
un reemplazo para cada caso de colaboración de Google Workspace.
Comparación simple
| Google Drive | Bien por almacenamiento y colaboración. |
| Colección de documentos seguros | Bien para los archivos de cliente requeridos y prueba de flujo de trabajo. |
| HubSecure | Añade el flujo de trabajo del cliente gobernado y el estado alrededor de los archivos. |
Qué debe incluir el flujo de trabajo
- Carpetas de mapa
- Necesidades de situación desaparecidas
- Mover listas de solicitud en flujo de trabajo
- Opiniones de seguimiento
- Mantener evidencia de auditoría
Cómo encaja HubSecure
HubSecure se ajusta cuando el trabajo del cliente regulado necesita un espacio de trabajo conectado para registros, solicitudes seguras, archivos, mensajes, permisos, tareas, aprobaciones y historial de auditoría. Es más fuerte cuando los equipos quieren menos entregas manuales y pruebas más limpias sin hacer que la experiencia del cliente sea pesada.
El primer flujo de trabajo a revisar es generalmente el que más persigue, los archivos más sensibles, o la prueba más débil de quién hizo qué. Comience allí, mida el tiempo de terminación y los recordatorios, luego amplíe a los flujos de trabajo del cliente adyacente.
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FAQ
¿Cuándo es Google Drive lo suficiente?
Para almacenamiento interno simple o compartir bajo riesgo.
¿Qué falta para la colección de documentos?
Solicitudes estructuradas, estados faltantes, recordatorios, decisiones de revisión e historial de auditoría.
¿Qué debería moverse primero?
El flujo de trabajo de solicitud de documentos con más seguimiento.