Las empresas de derecho deben recopilar documentos de admisión a través de un flujo de trabajo de solicitud seguro específico de materia que vincula las cargas de clientes, mensajes, estado de revisión y aprobaciones al registro de la materia.
Cuando esto importa
Esto importa cuando los documentos de admisión sensibles llegan a través del correo electrónico y se hacen difíciles de conectar con el asunto correcto. El problema práctico no es sólo si un cliente puede enviar un archivo o abrir un portal. La cuestión es si el equipo puede ver la solicitud, estado, propietario, permiso, decisión de revisión y evidencia en un solo lugar.
firmas de abogados que recogen archivos de admisión del cliente y pruebas de materia.
un formulario de admisión público sin flujo de trabajo de archivos o estado de revisión seguro.
Comparación simple
| Entrada por correo electrónico | Rápido pero esparcido y difícil de gobernar. |
| Enlace de carga genérico | Recoge archivos pero puede faltar contexto de materia. |
| Corriente de trabajo | Conecta solicitud, carga, revisión y evidencia. |
Qué debe incluir el flujo de trabajo
- Definir las necesidades específicas de la materia
- Enviar solicitud segura
- Adjuntar archivos a la materia
- Examen y aprobación de pruebas
- Mantener historial de auditoría
Cómo encaja HubSecure
HubSecure se ajusta cuando el trabajo del cliente regulado necesita un espacio de trabajo conectado para registros, solicitudes seguras, archivos, mensajes, permisos, tareas, aprobaciones y historial de auditoría. Es más fuerte cuando los equipos quieren menos entregas manuales y pruebas más limpias sin hacer que la experiencia del cliente sea pesada.
El primer flujo de trabajo a revisar es generalmente el que más persigue, los archivos más sensibles, o la prueba más débil de quién hizo qué. Comience allí, mida el tiempo de terminación y los recordatorios, luego amplíe a los flujos de trabajo del cliente adyacente.
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FAQ
¿Por qué evitar los adjuntos de correo electrónico?
Distribuyen archivos confidenciales y revisan el contexto en las bandejas de entrada.
¿Qué debe incluir la ingesta?
Datos de identidad, pruebas de materia, documentos firmados y notas de revisión.
¿Qué se debe rastrear?
Archivos requeridos, estado de carga, decisiones y aprobaciones de los revisores.