Migrar de una unidad compartida al software de recogida de documentos mediante la asignación del proceso de carpeta, identificando los documentos necesarios y las lagunas de estado, luego moviendo un flujo de trabajo de solicitud recurrente en una solicitud gobernada, carga y flujo de revisión.
Cuando esto importa
Esto importa cuando las carpetas almacenan archivos pero no muestran lo que falta o es aprobado. El problema práctico no es sólo si un cliente puede enviar un archivo o abrir un portal. La cuestión es si el equipo puede ver la solicitud, estado, propietario, permiso, decisión de revisión y evidencia en un solo lugar.
equipos que reemplazan carpetas compartidas para los flujos de trabajo de documentos cliente.
moviendo cada archivo archivado antes de fijar el flujo de trabajo activo.
Comparación simple
| Migración de carpetas | Move archivos pero no flujo de trabajo. |
| Migración del flujo de trabajo | Move solicitud, estado y revisión primero. |
| HubSecure | Conecta carpetas, solicitudes y evidencia alrededor de los registros del cliente. |
Qué debe incluir el flujo de trabajo
- Pasos de carpeta
- Definir los estados de solicitud
- Elija flujo de trabajo activo
- Mover nuevas solicitudes primero
- Enlace archivos legados cuando sea necesario
- Bloqueadores de medición
Cómo encaja HubSecure
HubSecure se ajusta cuando el trabajo del cliente regulado necesita un espacio de trabajo conectado para registros, solicitudes seguras, archivos, mensajes, permisos, tareas, aprobaciones y historial de auditoría. Es más fuerte cuando los equipos quieren menos entregas manuales y pruebas más limpias sin hacer que la experiencia del cliente sea pesada.
El primer flujo de trabajo a revisar es generalmente el que más persigue, los archivos más sensibles, o la prueba más débil de quién hizo qué. Comience allí, mida el tiempo de terminación y los recordatorios, luego amplíe a los flujos de trabajo del cliente adyacente.
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FAQ
¿Es necesario mover todos los archivos?
No. Comience con flujos de trabajo activos y pruebas importantes.
¿Cuál es el riesgo principal?
Migrando el almacenamiento sin fijar el estado perdido.
¿Qué se debe medir?
Archivos faltantes, recordatorios y tiempo de revisión.