Reemplazar Dropbox y hojas de cálculo moviendo la lista de solicitudes activas, el estado de archivo perdido, subir ruta, revisar decisiones y recordatorios en un flujo de trabajo de colección de documentos ligado al registro del cliente.
Cuando esto importa
Esto importa cuando la tienda de archivos y el rastreador de estado discrepan o requieren la reconciliación manual. El problema práctico no es sólo si un cliente puede enviar un archivo o abrir un portal. La cuestión es si el equipo puede ver la solicitud, estado, propietario, permiso, decisión de revisión y evidencia en un solo lugar.
equipos usando Dropbox para archivos y hojas de cálculo para el estado.
a claim that all Dropbox storage must be removed immediately.
Comparación simple
| Plantilla de distribución de Dropbox más | Los archivos y el estado viven por separado. |
| Corrientes de trabajo de recogida de documentos | Actualizaciones de estado de la verdadera solicitud y ruta de carga. |
| HubSecure | Combina archivos seguros, estado y historial de auditoría. |
Qué debe incluir el flujo de trabajo
- Elija el flujo de trabajo de solicitud
- Mapa carpeta de Dropbox
- Map spreadsheet states
- Crear lista de solicitudes
- Mover archivos activos
- Rastreador de hoja de cálculo
Cómo encaja HubSecure
HubSecure se ajusta cuando el trabajo del cliente regulado necesita un espacio de trabajo conectado para registros, solicitudes seguras, archivos, mensajes, permisos, tareas, aprobaciones y historial de auditoría. Es más fuerte cuando los equipos quieren menos entregas manuales y pruebas más limpias sin hacer que la experiencia del cliente sea pesada.
El primer flujo de trabajo a revisar es generalmente el que más persigue, los archivos más sensibles, o la prueba más débil de quién hizo qué. Comience allí, mida el tiempo de terminación y los recordatorios, luego amplíe a los flujos de trabajo del cliente adyacente.
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FAQ
¿Cuál es el dolor principal?
La hoja de cálculo dice una cosa mientras la carpeta muestra otra.
¿Qué debe moverse primero?
Solicitudes de clientes activos y seguimiento de archivos faltantes.
¿Qué debería permanecer en Dropbox?
Los archivos archivados pueden permanecer hasta que haya un motivo para migrarlos.