Un flujo de trabajo de aprobación de documentos es el proceso estructurado para revisar un documento, decidiendo si es aceptable, registrando la aprobación o rechazo y moviendo el flujo de trabajo del cliente hacia adelante.
Cuando esto importa
Esto importa cuando los documentos cargados deben ser aceptados antes de continuar el trabajo de a bordo, servicio o cumplimiento. El problema práctico no es sólo si un cliente puede enviar un archivo o abrir un portal. La cuestión es si el equipo puede ver la solicitud, estado, propietario, permiso, decisión de revisión y evidencia en un solo lugar.
equipos que necesitan aprobación formal de los documentos del cliente.
una aprobación verbal o cambio de nombre de archivo sin decisión registrada.
Comparación simple
| Aprobación oficiosa | Rápido pero difícil de probar. |
| Corriente de trabajo de aprobación | Revisor de registros, decisión, horario y razón. |
| HubSecure | Mantiene aprobaciones adjuntas a los registros del cliente. |
Qué debe incluir el flujo de trabajo
- Definir los criterios de aprobación
- Assign reviewer
- Archivo de revisión
- Aprobar o rechazar
- Razón de registro
- Notificar el próximo paso
Cómo encaja HubSecure
HubSecure se ajusta cuando el trabajo del cliente regulado necesita un espacio de trabajo conectado para registros, solicitudes seguras, archivos, mensajes, permisos, tareas, aprobaciones y historial de auditoría. Es más fuerte cuando los equipos quieren menos entregas manuales y pruebas más limpias sin hacer que la experiencia del cliente sea pesada.
El primer flujo de trabajo a revisar es generalmente el que más persigue, los archivos más sensibles, o la prueba más débil de quién hizo qué. Comience allí, mida el tiempo de terminación y los recordatorios, luego amplíe a los flujos de trabajo del cliente adyacente.
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FAQ
¿Qué debe incluir la aprobación?
Revisor, decisión, horario y razón.
¿Por qué no simplemente cambiar el nombre del archivo?
Cambiar el nombre no conserva suficiente evidencia del flujo de trabajo.
¿Qué debería pasar después del rechazo?
El cliente debe obtener un motivo claro y la siguiente acción.