La retención de pruebas es la política y el flujo de trabajo para mantener los archivos, decisiones y historial de auditoría necesarios para el período adecuado, con acceso controlado y reglas claras de archivo o eliminación.
Cuando esto importa
Esto importa cuando la evidencia del cliente debe estar disponible más tarde, pero no debe mantenerse sin control para siempre. El problema práctico no es sólo si un cliente puede enviar un archivo o abrir un portal. La cuestión es si el equipo puede ver la solicitud, estado, propietario, permiso, decisión de revisión y evidencia en un solo lugar.
equipos que necesitan mantener evidencia al cliente sin crear datos no gestionados.
asesoría legal sobre periodos de retención específicos.
Comparación simple
| Mantenlo todo | Crea el flujo de datos y el riesgo de acceso. |
| Suprimir demasiado pronto | Puede eliminar la prueba necesaria. |
| Retención | Mantiene pruebas según la política. |
Qué debe incluir el flujo de trabajo
- Clasificar las pruebas
- Definir el período de retención
- Acceso al control
- Archivo cuando esté completo
- Excepciones de examen
- Suprímase de conformidad con la política
Cómo encaja HubSecure
HubSecure se ajusta cuando el trabajo del cliente regulado necesita un espacio de trabajo conectado para registros, solicitudes seguras, archivos, mensajes, permisos, tareas, aprobaciones y historial de auditoría. Es más fuerte cuando los equipos quieren menos entregas manuales y pruebas más limpias sin hacer que la experiencia del cliente sea pesada.
El primer flujo de trabajo a revisar es generalmente el que más persigue, los archivos más sensibles, o la prueba más débil de quién hizo qué. Comience allí, mida el tiempo de terminación y los recordatorios, luego amplíe a los flujos de trabajo del cliente adyacente.
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Preguntas frecuentes
¿Quién fija los plazos de conservación?
Su organización con guía legal y de cumplimiento.
¿Qué se debe retener?
Archivos requeridos, decisiones, aprobaciones e historial de auditoría.
¿Qué debería soportar el software?
Contexto de políticas, control de acceso y auditabilidad.