La colección de documentos seguros es un flujo de trabajo gobernado para solicitar, recibir, rastrear, revisar y aprobar documentos de clientes sin depender de adjuntos de correo electrónico, carpetas compartidas o hojas de cálculo manualmente actualizadas.
Cuando esto importa
Esto importa cuando los documentos son necesarios antes de a bordo, preparación de impuestos, ingesta legal, revisión AML/KYC, revisión de cumplimiento o trabajo de servicio al cliente puede continuar. El problema práctico no es sólo si un cliente puede enviar un archivo o abrir un portal. La cuestión es si el equipo puede ver la solicitud, estado, propietario, permiso, decisión de revisión y evidencia en un solo lugar.
equipos regulados y de servicio profesional que recogen archivos de clientes sensibles.
un enlace de transferencia de archivos one-off, una carpeta de almacenamiento pasivo o una forma pública sin estado de revisión.
Comparación simple
| Apegos por correo electrónico | Fácil de empezar pero difícil de gobernar, buscar, permiso y auditoría. |
| Unidades compartidas | Bien por almacenamiento, débil para listas de solicitudes, estado desaparecido, recordatorios y aprobaciones del cliente. |
| Colección de documentos seguros | Conecta la solicitud, carga, estado, propietario, revisión de la decisión y historial de auditoría. |
Qué debe incluir el flujo de trabajo
- Crear el registro del cliente
- Definir los documentos necesarios
- Enviar una lista de solicitud segura
- Seguimiento de archivos perdidos y subidos
- Revisar, aprobar o rechazar cada artículo
- Mantener las pruebas adjuntas al flujo de trabajo
Cómo encaja HubSecure
HubSecure se ajusta cuando el trabajo del cliente regulado necesita un espacio de trabajo conectado para registros, solicitudes seguras, archivos, mensajes, permisos, tareas, aprobaciones y historial de auditoría. Es más fuerte cuando los equipos quieren menos entregas manuales y pruebas más limpias sin hacer que la experiencia del cliente sea pesada.
El primer flujo de trabajo a revisar es generalmente el que más persigue, los archivos más sensibles, o la prueba más débil de quién hizo qué. Comience allí, mida el tiempo de terminación y los recordatorios, luego amplíe a los flujos de trabajo del cliente adyacente.
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FAQ
¿La recopilación segura de documentos es lo mismo que el intercambio de archivos?
No. El compartir archivos mueve archivos. La recopilación segura de documentos gestiona todo el flujo de trabajo de los documentos necesarios, incluido el estado, la propiedad, el examen y las pruebas.
¿Quién necesita la recopilación segura de documentos?
Equipos que solicitan repetidamente archivos confidenciales de clientes y necesitan saber qué falta, quién es el propietario de la siguiente acción y si el archivo está aprobado.
¿Qué deberían comprobar primero los compradores?
Verifique si el sistema conecta solicitudes, cargas, recordatorios, permisos, decisiones de revisión e historial de auditoría en torno al registro del cliente.