Reemplazar unidades compartidas para los documentos del cliente cuando las carpetas ya no muestran lo que se solicitó, lo que falta, quién revisó cada archivo, lo que fue aprobado y si el archivo del cliente está listo para la auditoría.
Cuando esto importa
Esto importa cuando el almacenamiento de carpetas no puede gestionar el estado de solicitud, permisos y decisiones de revisión. El problema práctico no es sólo si un cliente puede enviar un archivo o abrir un portal. La cuestión es si el equipo puede ver la solicitud, estado, propietario, permiso, decisión de revisión y evidencia en un solo lugar.
equipos usando unidades compartidas como herramientas de flujo de trabajo de documentos cliente.
simple almacenamiento interno que no implica flujo de trabajo orientado al cliente.
Comparación simple
| Unidad compartida | Almacena carpetas y archivos. |
| Corriente de trabajo del documento | Administra solicitudes, estado desaparecido, recordatorios y revisión. |
| HubSecure | Mantiene archivos y pruebas adjuntas a los registros del cliente. |
Qué debe incluir el flujo de trabajo
- Estructura de carpetas de mapa
- Identificar estados de flujo de trabajo perdidos
- Mover un proceso de solicitud
- Aplicar permisos de función
- Aprobaciones de seguimiento
Cómo encaja HubSecure
HubSecure se ajusta cuando el trabajo del cliente regulado necesita un espacio de trabajo conectado para registros, solicitudes seguras, archivos, mensajes, permisos, tareas, aprobaciones y historial de auditoría. Es más fuerte cuando los equipos quieren menos entregas manuales y pruebas más limpias sin hacer que la experiencia del cliente sea pesada.
El primer flujo de trabajo a revisar es generalmente el que más persigue, los archivos más sensibles, o la prueba más débil de quién hizo qué. Comience allí, mida el tiempo de terminación y los recordatorios, luego amplíe a los flujos de trabajo del cliente adyacente.
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FAQ
¿Cuál es la principal brecha en el disco compartido?
Las unidades compartidas almacenan archivos, pero normalmente no gestionan las solicitudes requeridas ni los estados faltantes.
¿Deberían moverse todas las carpetas?
No. Comience con el flujo de trabajo de solicitud orientado al cliente.
¿Qué debería reemplazarlos?
Un flujo de trabajo de documentos de cliente gobernado.