Google Drive peut stocker et partager des fichiers, mais la collecte sécurisée de documents ajoute des listes de demandes, l'état des fichiers manquants, des rappels, la propriété des révisions, des approbations et des preuves d'audit autour du dossier client.
Quand c'est important
Cela est important lorsque les documents requis doivent être suivis depuis la demande jusqu’à l’approbation. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
équipes utilisant Google Drive ou Workspace pour les dossiers clients.
un remplacement pour chaque cas d'utilisation de collaboration Google Workspace.
Comparaison simple
| Google Drive | Idéal pour le stockage et la collaboration. |
| Collecte sécurisée de documents | Idéal pour les fichiers clients requis et la preuve du flux de travail. |
| HubSecure ajustement | Ajoute un flux de travail client régi et un statut autour des fichiers. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Mapper les dossiers Drive
- Répertorier les besoins de statut manquants
- Déplacer les listes de demandes dans le workflow
- Suivre les avis
- Conserver les éléments probants
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
Pages connexes
FAQ
Quand Google Drive est-il suffisant ?
Pour un stockage interne simple ou un partage à faible risque.
Que manque-t-il à la collecte de documents ?
Demandes structurées, statuts manquants, rappels, décisions de révision et historique d'audit.
Qu’est-ce qui doit bouger en premier ?
Le workflow de demande de document avec le plus de poursuites.