Les équipes de conformité doivent suivre les preuves des clients dans un flux de travail qui relie chaque exigence au dossier du client, aux fichiers justificatifs, au propriétaire, à la décision d'examen, au statut d'approbation et à l'historique d'audit.
Quand c'est important
Cela est important lorsque les preuves sont réparties dans des boîtes de réception, des dossiers, des feuilles de calcul et des outils déconnectés. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
les équipes de conformité gèrent les preuves des clients, examinent les décisions et se préparent à l’audit.
une liste de preuves statique qui ne montre pas les fichiers, les décisions ou les propriétaires.
Comparaison simple
| Feuille de calcul des preuves | Énumère les exigences mais peut s’écarter de la réalité. |
| Dossier de fichiers | Stocke la preuve mais n’a pas de statut de révision. |
| Flux de travail de conformité | Relie l’exigence, le fichier, le propriétaire, la décision et la piste d’audit. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Définir les exigences en matière de preuves
- Joindre des fichiers à chaque exigence
- Attribuer des propriétaires d'avis
- Enregistrer les décisions
- Exporter l'historique prêt pour l'audit
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
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FAQ
Qu’est-ce qu’une preuve client ?
Fichiers, enregistrements, approbations et décisions prouvant qu'un flux de travail client s'est déroulé correctement.
Que faut-il suivre ?
Exigence, propriétaire, fichier, statut, décision, horodatage et réviseur.
Par quoi remplacer les feuilles de calcul ?
Un workflow de conformité connecté aux dossiers et fichiers des clients.