Migrez d'un lecteur partagé vers un logiciel de collecte de documents en cartographiant le processus de dossier, en identifiant les documents requis et les lacunes de statut, puis en déplaçant un flux de travail de demande récurrente vers un flux de demande, de téléchargement et de révision gouverné.
Quand c'est important
Cela est important lorsque les dossiers stockent des fichiers mais n'affichent pas ce qui manque ou ce qui est approuvé. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
les équipes remplacent les dossiers partagés pour les flux de travail des documents clients.
déplacer chaque fichier archivé avant de corriger le flux de travail actif.
Comparaison simple
| Migration de dossiers | Déplace les fichiers mais pas le flux de travail. |
| Migration de flux de travail | Déplace la demande, le statut et la révision en premier. |
| HubSecure ajustement | Connecte les dossiers, les demandes et les preuves autour des dossiers des clients. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Étapes du dossier de mappage
- Définir les statuts des demandes
- Choisissez un flux de travail actif
- Déplacer d'abord les nouvelles demandes
- Lier les fichiers hérités si nécessaire
- Mesurer les bloqueurs
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
Pages connexes
FAQ
Tous les fichiers doivent-ils être déplacés ?
Non. Commencez par des flux de travail actifs et des preuves importantes.
Quel est le principal risque ?
Migration du stockage sans corriger le statut manquant.
Que faut-il mesurer ?
Fichiers manquants, rappels et temps de révision.