Boîte de dépôt peut être sécurisé pour le stockage et le partage de fichiers lorsqu'il est correctement configuré, mais les flux de travail des documents clients nécessitent souvent plus que du stockage : statut des demandes, rappels, décisions d'examen et preuves d'audit.
Quand c'est important
Cela est important lorsque les dossiers Boîte de dépôt sont utilisés pour gérer les fichiers clients et les approbations requis. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
équipes utilisant Boîte de dépôt pour l'échange de documents clients.
une affirmation générale selon laquelle Boîte de dépôt n'est pas sûr.
Comparaison simple
| Boîte de dépôt | Stockage et partage de fichiers puissants. |
| Collecte de documents | Gère le flux de travail des fichiers requis. |
| HubSecure ajustement | Ajoute le statut, la propriété et les preuves autour des fichiers clients. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Vérifier les autorisations du dossier
- Workflow de demande de carte
- Suivre les fichiers manquants
- Enregistrer les décisions de révision
- Préserver les preuves
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
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FAQ
Boîte de dépôt est-il sécurisé ?
Il peut être configuré en toute sécurité, mais la sécurité du stockage n'est pas la même chose que le contrôle du flux de travail.
Que manque-t-il pour la collecte ?
Statut du dossier requis, rappels et examen des preuves.
Qu’est-ce qui doit bouger en premier ?
Le workflow de demande client le plus problématique.