Le courrier électronique peut être acceptable pour certaines communications à faible risque, mais il est faible pour les flux de travail répétés de documents sensibles, car les pièces jointes, les transferts, les autorisations, les statuts manquants et l'historique d'audit sont difficiles à contrôler.
Quand c'est important
Cela est important lorsque les documents sont sensibles, répétés, examinés en interne ou nécessaires comme preuve. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
les équipes décident d'arrêter ou non d'utiliser les pièces jointes aux e-mails pour les fichiers clients.
une affirmation selon laquelle chaque e-mail est automatiquement dangereux.
Comparaison simple
| Familier mais dispersé. | |
| Portail sécurisé | Accès contrôlé et statut du flux de travail. |
| HubSecure ajustement | Sécurisez les demandes avec des preuves et des autorisations. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Classer la sensibilité des documents
- Déplacer les demandes répétées
- Utiliser le téléchargement sécurisé
- Statut du suivi
- Enregistrer les décisions
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
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FAQ
Le courrier électronique est-il crypté ?
La sécurité du courrier électronique dépend de la configuration et du comportement du destinataire ; le contrôle du flux de travail est encore limité.
Quel est le problème principal ?
Les pièces jointes quittent le flux de travail contrôlé.
Par quoi devrait-il le remplacer ?
Flux de travail de demande sécurisés pour les documents sensibles.