Google Drive peut être sécurisé lorsqu'il est correctement configuré, mais les équipes qui collectent les documents clients requis doivent également évaluer les autorisations, l'état des fichiers manquants, revoir les décisions, les rappels et l'historique des audits.
Quand c'est important
Cela est important lorsque Drive est utilisé comme flux de travail de collecte de documents, et pas seulement comme stockage. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
équipes utilisant Google Drive pour l'échange de fichiers clients.
une affirmation générale selon laquelle Google Drive n'est pas sûr.
Comparaison simple
| Google Drive | Plateforme de stockage et de collaboration solide. |
| Flux de travail de collecte de documents | Ajoute le statut de la demande et examine les preuves. |
| HubSecure ajustement | Flux de travail client régi autour des fichiers. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Vérifier les paramètres de partage
- Carte des documents requis
- Suivre le statut manquant
- Enregistrer les approbations
- Accès aux audits
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
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FAQ
Google Drive est-il sécurisé ?
Il peut être configuré en toute sécurité, mais les besoins en matière de flux de travail peuvent aller au-delà du stockage.
Que doivent vérifier les équipes ?
Autorisations, partage de liens, statut, historique des révisions et des audits.
Quand les équipes doivent-elles changer ?
Lorsque le statut de la demande et les preuves sont importants.