Remplacez Dropbox et les feuilles de calcul en déplaçant la liste des demandes actives, l'état des fichiers manquants, le chemin de téléchargement, les décisions de révision et les rappels dans un seul flux de collecte de documents lié au dossier client.
Quand c'est important
Cela est important lorsque le magasin de fichiers et le suivi de statut ne sont pas d’accord ou nécessitent une réconciliation manuelle. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
les équipes utilisent Dropbox pour les fichiers et les feuilles de calcul pour le statut.
une affirmation selon laquelle tout le stockage Dropbox doit être supprimé immédiatement.
Comparaison simple
| Dropbox plus feuille de calcul | Les fichiers et le statut vivent séparément. |
| Flux de travail de collecte de documents | Mises à jour du statut à partir de la demande réelle et du chemin de téléchargement. |
| HubSecure ajustement | Combine les fichiers sécurisés, l’état et l’historique d’audit. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Choisir le workflow de demande
- Mapper le dossier Dropbox
- États de la feuille de calcul cartographique
- Créer une liste de demandes
- Déplacer les fichiers actifs
- Fermer le suivi de la feuille de calcul
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
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FAQ
Quelle est la douleur principale ?
La feuille de calcul indique une chose tandis que le dossier en affiche une autre.
Qu’est-ce qui doit bouger en premier ?
Demandes actives des clients et suivi des fichiers manquants.
Que doit rester dans Dropbox ?
Les fichiers archivés peuvent rester jusqu'à ce qu'il y ait une raison de les migrer.