Remplacez la messagerie électronique et Google Drive pour les fichiers clients en déplaçant les demandes, les téléchargements, les statuts manquants, les décisions de révision et les communications clients dans un flux de travail régi, tout en migrant uniquement les fichiers nécessaires au travail actif ou aux preuves.
Quand c'est important
Cela est important lorsque la communication, les fichiers et le statut sont répartis entre les boîtes de réception et les dossiers. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
équipes utilisant la messagerie électronique et Google Drive pour la collecte de documents clients.
un remplacement forcé de chaque cas d'utilisation de Google Workspace.
Comparaison simple
| E-mail et Drive | Flexible mais dispersé. |
| Flux de travail documentaire | Connecte la demande, le fichier et le statut. |
| HubSecure ajustement | Dossier client, téléchargement sécurisé et preuves en un seul endroit. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- E-mails de demande de carte
- Mapper les dossiers Drive
- Choisissez un flux de travail actif
- Créer une liste de demandes
- Déplacer les téléchargements
- Suivre les approbations
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
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FAQ
Les équipes devraient-elles remplacer tout Google Drive ?
Non. Commencez par les flux de documents clients où le statut et les preuves sont importants.
Qu’est-ce qui doit bouger en premier ?
Demandes actives et preuves approuvées.
Quel est le principal avantage ?
Moins de poursuites et des preuves plus claires.