Un portail client sécurisé offre aux clients un endroit contrôlé pour les tâches, les fichiers et les messages, tandis que le courrier électronique répartit les fichiers, les statuts et les décisions sensibles dans les boîtes de réception où les autorisations et l'historique d'audit sont plus difficiles à gérer.
Quand c'est important
Cela est important lorsque la communication avec le client comprend des fichiers sensibles, des demandes répétées, des approbations, des rappels ou des preuves de conformité. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
les équipes remplacent les fils de discussion des clients par un flux de travail de portail contrôlé.
un remplacement pour chaque message léger ou mise à jour occasionnelle du client.
Comparaison simple
| Familier, mais crée des attachements dispersés et un statut peu clair. | |
| Portail client sécurisé | Offre aux clients un seul endroit pour les demandes, les fichiers, les messages et les tâches. |
| HubSecure ajustement | Connecte l’activité du portail aux enregistrements, autorisations et preuves. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Retirer les demandes de fichiers du courrier électronique
- Donnez aux clients une liste de tâches
- Utiliser le téléchargement sécurisé
- Suivre les messages en contexte
- Enregistrer les approbations et le statut
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
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FAQ
Le courrier électronique est-il toujours dangereux ?
Non, mais il est faible pour les flux de travail sensibles et répétés qui nécessitent des autorisations, un statut et des preuves.
Qu’est-ce qui doit bouger en premier ?
Déplacez les demandes de documents et les workflows d’approbation avant de déplacer chaque message client.
Que doit contenir un portail ?
Tâches, fichiers sécurisés, messages, autorisations, statut et historique d'audit.