La collecte de documents prêts à l'audit signifie que chaque fichier requis peut être retracé depuis la demande jusqu'au téléchargement, révision, approbation et conservation, avec suffisamment de contexte pour prouver qui a fait quoi et quand sans reconstruire l'histoire à partir des boîtes de réception.
Quand c'est important
Cela est important lorsque les preuves documentaires peuvent ensuite être examinées par les responsables, les auditeurs, les équipes de conformité ou les clients. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
les équipes réglementées qui ont besoin que les preuves des dossiers clients soient complètes avant leur examen.
un dossier qui stocke les fichiers mais n'explique pas le contexte de la demande, de la révision ou de l'approbation.
Comparaison simple
| Archives de fichiers | Stocke les fichiers finaux. |
| Flux de travail prêt pour l'audit | Stocke le fichier ainsi que la demande, le réviseur, la décision et l'historique. |
| HubSecure ajustement | Crée des preuves pendant que le travail normal du client se déroule. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Demander des fichiers à partir du dossier client
- Événements de téléchargement de journaux
- Enregistrer les résultats de l’examen
- Suivre les modifications d'autorisation
- Conserver les approbations en pièce jointe
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
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FAQ
Qu’est-ce qui rend un document prêt à être audité ?
Il a un contexte : demande, propriétaire, téléchargement, décision de révision, approbation et statut de conservation.
Les dossiers peuvent-ils être prêts pour un audit ?
Uniquement si le flux de travail environnant enregistre qui a demandé, examiné et approuvé chaque élément.
Que doivent tester les équipes ?
Demandez si un responsable peut reconstruire le fichier sans rechercher de courrier électronique.