La collecte de documents clients est le flux de travail consistant à demander aux clients les fichiers requis, à les recevoir en toute sécurité, à suivre ce qui manque, à examiner chaque téléchargement et à conserver les preuves jointes au dossier client.
Quand c'est important
Cela est important lorsque le travail du client ne peut pas avancer tant que des documents spécifiques ne sont pas terminés et examinés. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
des équipes qui collectent les fichiers clients requis pour les travaux d'intégration, de service, fiscaux, juridiques, de conformité ou de conseil.
un dossier de téléchargement passif sans liste de demandes, sans statut ni décision de révision.
Comparaison simple
| Téléchargement de fichiers | Reçoit un fichier. |
| Collecte de documents | Suit l'élément demandé, le statut manquant, l'examen et l'approbation. |
| HubSecure ajustement | Connecte le flux de travail aux dossiers des clients et à l’historique d’audit. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Définir les fichiers requis
- Envoyer une demande sécurisée
- Suivre le statut manquant
- Examiner les téléchargements
- Approuver ou rejeter des fichiers
- Préserver les preuves
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
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FAQ
Est-ce la même chose que le partage de fichiers sécurisé ?
Non. Le partage de fichiers transfère des fichiers ; la collecte de documents gère l'achèvement des fichiers requis.
Qui en a besoin ?
Des équipes avec des demandes clients répétées, des documents sensibles et des exigences de révision.
Quel est le premier workflow à améliorer ?
Commencez par la demande qui crée le plus de poursuites.