La conservation des documents clients est la politique et le flux de travail définissant la durée de conservation des fichiers clients, l'endroit où ils sont stockés, qui peut y accéder et quand ils doivent être archivés ou supprimés.
Quand c'est important
Cela est important lorsque les fichiers clients ne doivent pas rester éternellement dans des boîtes de réception, des dossiers ou des systèmes non gérés. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
les équipes qui stockent les fichiers clients et ont besoin de discipline en matière de conservation.
des conseils juridiques ou une période de conservation universelle.
Comparaison simple
| Aucun processus de rétention | Les fichiers restent là où ils ont atterri. |
| Politique de rétention | Définit ce qu'il faut conserver et pendant combien de temps. |
| Flux de travail régi | Relie la conservation au dossier et aux preuves du client. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Classer les documents
- Définir des périodes de conservation
- Contrôler l'accès
- Archiver les fichiers terminés
- Examiner les exceptions
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
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FAQ
Qui fixe les durées de conservation ?
L’organisation doit leur fournir des conseils juridiques et de conformité qualifiés.
Pourquoi la rétention est-elle importante ?
Il réduit l’exposition des données non gérées et prend en charge la préparation aux révisions.
Que doit prendre en charge le logiciel ?
Contexte de rétention, contrôle d’accès et historique d’audit.