La gestion des preuves des clients consiste à conserver les fichiers requis, les demandes, les approbations, les notes d'examen, l'historique de propriété et d'audit connectés au dossier du client afin que les preuves soient disponibles en cas de besoin.
Quand c'est important
Cela est important lorsque des preuves sont nécessaires pour une revue de direction, une revue de conformité, des questions de clients ou des audits. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
des équipes réglementées qui doivent prouver ce qui s’est passé dans le travail des clients.
un dossier de fichiers sans contexte de demande ou de décision.
Comparaison simple
| Stockage de fichiers | Conserve les fichiers. |
| Gestion des preuves | Conserve les fichiers ainsi que le contexte, les décisions et l'historique. |
| HubSecure ajustement | Crée des preuves pendant le flux de travail normal. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Définir les exigences en matière de preuves
- Joindre des fichiers
- Enregistrer les décisions
- Accès aux pistes
- Examen complet
- Historique des exportations
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
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FAQ
Qu'est-ce qui compte comme preuve ?
Fichiers, demandes, décisions, approbations, horodatages et historique des accès.
Pourquoi le gérer séparément du stockage ?
Parce que la preuve a besoin de contexte, pas seulement de fichiers.
Quelle est la première étape ?
Cartographiez un flux de travail client riche en preuves.