Un flux de travail d'approbation de document est le processus structuré permettant d'examiner un document, de décider s'il est acceptable, d'enregistrer l'approbation ou le rejet et de faire avancer le flux de travail du client.
Quand c'est important
Cela est important lorsque les documents téléchargés doivent être acceptés avant que le travail d’intégration, de service ou de conformité puisse continuer. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
équipes qui ont besoin d’une approbation formelle des documents clients.
une approbation verbale ou un changement de nom de dossier sans décision enregistrée.
Comparaison simple
| Approbation informelle | Rapide mais difficile à prouver. |
| Flux de travail d'approbation | Examinateur des dossiers, décision, horodatage et motif. |
| HubSecure ajustement | Conserve les approbations attachées aux dossiers des clients. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Définir les critères d'approbation
- Attribuer un réviseur
- Examiner le dossier
- Approuver ou rejeter
- Enregistrer la raison
- Notifier la prochaine étape
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
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FAQ
Que doit inclure l’approbation ?
Réviseur, décision, horodatage et raison.
Pourquoi ne pas simplement renommer le fichier ?
Renommer ne conserve pas suffisamment de preuves du flux de travail.
Que doit-il se passer après un rejet ?
Le client doit obtenir une raison claire et la prochaine action.