La conservation des preuves est la politique et le flux de travail permettant de conserver les fichiers, les décisions et l'historique d'audit requis pendant la période appropriée, avec un accès contrôlé et des règles claires d'archivage ou de suppression.
Quand c'est important
Cela est important lorsque les preuves des clients doivent être disponibles ultérieurement mais ne doivent pas être conservées indéfiniment sans contrôle. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
les équipes qui doivent conserver les preuves des clients sans créer une prolifération de données non gérées.
des conseils juridiques sur les périodes de conservation spécifiques.
Comparaison simple
| Gardez tout | Crée une prolifération des données et un risque d’accès. |
| Supprimer trop tôt | Peut supprimer la preuve nécessaire. |
| Flux de travail de rétention | Conserve les preuves conformément à la politique. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Classer les preuves
- Définir la période de conservation
- Contrôler l'accès
- Archiver une fois terminé
- Examiner les exceptions
- Supprimer conformément à la politique
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
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FAQ
Qui fixe les durées de conservation ?
Votre organisation avec des conseils juridiques et de conformité.
Que faut-il retenir ?
Dossiers, décisions, approbations et historique d’audit requis.
Que doit prendre en charge le logiciel ?
Contexte politique, contrôle d’accès et auditabilité.