Le statut des documents manquants est un état de flux de travail en direct qui indique quels documents client demandés n'ont pas été reçus, à qui appartient le suivi, ce qui bloque le processus et ce qui a déjà été téléchargé, rejeté ou approuvé.
Quand c'est important
Cela est important lorsque le personnel ne peut pas voir rapidement quels dossiers sont manquants, quel client a besoin d'un rappel ou quel réviseur doit prendre une décision. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
des équipes qui recherchent les clients pour les fichiers requis et ont besoin d'un statut d'achèvement fiable.
une colonne de feuille de calcul statique qui est mise à jour manuellement après que le personnel ait recherché les boîtes de réception et les dossiers.
Comparaison simple
| Feuille de calcul statique | Peut répertorier les éléments manquants, mais devient souvent obsolète et déconnecté des téléchargements. |
| Dénomination du dossier | Peut montrer ce qui existe, mais montre rarement ce qui a été demandé ou pourquoi cela bloque le travail. |
| Statut du flux de travail | Affiche les états demandé, manquant, téléchargé, rejeté et approuvé à côté du dossier client. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Répertoriez tous les documents requis
- Attribuez un propriétaire pour le suivi
- Connectez chaque téléchargement à la demande
- Afficher les fichiers rejetés séparément
- Enregistrer les rappels et les décisions
- Examiner les bloqueurs avant les dates limites
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
Pages connexes
FAQ
Pourquoi le statut de document manquant est-il important ?
Il évite que le travail ne s'arrête silencieusement et donne aux responsables une vue fiable des bloqueurs de clients.
Quels états doivent être suivis ?
Au minimum : demandé, manquant, téléchargé, doit être examiné, rejeté et approuvé.
Une feuille de calcul peut-elle gérer cela ?
Une feuille de calcul peut suivre une simple liste, mais elle ne peut généralement pas conserver ensemble l'historique des demandes, des téléchargements, des décisions d'examen et des audits.