La collecte sécurisée de documents est un flux de travail régi pour demander, recevoir, suivre, examiner et approuver les documents des clients sans dépendre des pièces jointes aux e-mails, des dossiers partagés ou des feuilles de calcul mises à jour manuellement.
Quand c'est important
Cela est important lorsque des documents sont requis avant l'intégration, la préparation des déclarations de revenus, l'admission juridique, l'examen AML/KYC, l'examen de la conformité ou le travail de service client peuvent se poursuivre. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
des équipes de services réglementées et professionnelles qui collectent des dossiers clients sensibles.
un lien de transfert de fichiers unique, un dossier de stockage passif ou un formulaire public sans statut de révision.
Comparaison simple
| Pièces jointes aux e-mails | Facile à démarrer mais difficile à gérer, à rechercher, à autoriser et à auditer. |
| Drive partagés | Bon pour le stockage, faible pour les listes de demandes, les statuts manquants, les rappels clients et les approbations. |
| Collecte sécurisée de documents | Connecte la demande, le téléchargement, le statut, le propriétaire, la décision de révision et l'historique d'audit. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Créer la fiche client
- Définir les documents requis
- Envoyer une liste de demandes sécurisée
- Suivre les fichiers manquants et téléchargés
- Examiner, approuver ou rejeter chaque élément
- Conserver les preuves jointes au workflow
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
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FAQ
La collecte sécurisée de documents est-elle la même chose que le partage de fichiers ?
Non. Le partage de fichiers déplace les fichiers. La collecte sécurisée de documents gère l'ensemble du flux de travail autour des documents requis, y compris le statut, la propriété, la révision et les preuves.
Qui a besoin d’une collecte sécurisée de documents ?
Les équipes qui demandent à plusieurs reprises des fichiers clients sensibles et ont besoin de savoir ce qui manque, à qui appartient la prochaine action et si le fichier est approuvé.
Que doivent vérifier les acheteurs en premier ?
Vérifiez si le système connecte les demandes, les téléchargements, les rappels, les autorisations, les décisions d'examen et l'historique d'audit autour du dossier client.