Remplacez les lecteurs partagés pour les documents des clients lorsque les dossiers n'affichent plus ce qui a été demandé, ce qui manque, qui a examiné chaque fichier, ce qui a été approuvé et si le dossier du client est prêt pour un audit.
Quand c'est important
Cela est important lorsque le stockage de dossiers ne peut pas gérer l’état des demandes, les autorisations et les décisions de révision. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
les équipes utilisent des disques partagés comme outils de flux de travail de documents clients.
stockage interne simple qui n’implique pas de flux de travail face au client.
Comparaison simple
| Drive partagé | Stocke les dossiers et les fichiers. |
| Flux de travail documentaire | Gère les demandes, les statuts manquants, les rappels et les révisions. |
| HubSecure ajustement | Conserve les fichiers et les preuves joints aux dossiers des clients. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Structure des dossiers de cartes
- Identifier les états de flux de travail manquants
- Déplacer un processus de demande
- Appliquer les autorisations de rôle
- Suivre les approbations
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
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FAQ
Quelle est la principale lacune des Drive partagés ?
Les Drive partagés stockent les fichiers mais ne gèrent généralement pas les demandes requises et les statuts manquants.
Tous les dossiers doivent-ils être déplacés ?
Non. Commencez par le workflow de demande destiné au client.
Par quoi devrait-on les remplacer ?
Un flux de travail de documents clients régi.