Remplacez les feuilles de calcul pour le suivi de la conformité lorsque le statut dépend de mises à jour manuelles, que les preuves se trouvent dans d'autres systèmes, que les propriétaires ne sont pas clairs ou que les responsables ne peuvent pas prouver qui a examiné et approuvé chaque élément.
Quand c'est important
Cela est important lorsque le statut de conformité, les fichiers, les notes d’examen et les approbations sont répartis entre les outils. La question pratique n’est pas seulement de savoir si un client peut envoyer un fichier ou ouvrir un portail. Le problème est de savoir si l’équipe peut voir la demande, le statut, le propriétaire, l’autorisation, la décision de révision et les preuves en un seul endroit.
les équipes de conformité et d'exploitation utilisent des feuilles de calcul pour suivre le statut des clients.
une simple liste à faible risque sans aucune exigence de preuve ou d’examen.
Comparaison simple
| Tableur | Flexible mais manuel et déconnecté. |
| Flux de travail de conformité | Relie le statut, le propriétaire, les preuves et la décision. |
| HubSecure ajustement | Conserve l’état de conformité à côté des dossiers et fichiers des clients. |
Ce que le flux de travail doit inclure
- Répertorier les colonnes d'état actuel
- Joindre les exigences en matière de preuves
- Définir les propriétaires
- Déplacer un workflow de révision
- Modifications et approbations d’audit
Comment HubSecure correspond
HubSecure convient lorsque le travail réglementé d'un client nécessite un espace de travail connecté pour les enregistrements, les demandes sécurisées, les fichiers, les messages, les autorisations, les tâches, les approbations et l'historique des audits. Il est plus efficace lorsque les équipes souhaitent moins de transferts manuels et des preuves plus propres sans alourdir l'expérience client.
Le premier flux de travail à examiner est généralement celui qui comporte le plus de recherches, les fichiers les plus sensibles ou la preuve la plus faible de qui a fait quoi. Commencez par là, mesurez le temps d'exécution et les rappels, puis étendez-vous aux flux de travail des clients adjacents.
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FAQ
Quand les feuilles de calcul sont-elles risquées ?
Quand ils deviennent la source de la vérité mais ne détiennent pas la preuve.
Par quoi devrait-on les remplacer ?
Un workflow qui connecte le statut, les fichiers, les propriétaires et les décisions.
Qu’est-ce qui doit bouger en premier ?
Le tracker de conformité avec le plus de mises à jour manuelles.