- Les pièces jointes par courriel ne sont pas un workflow de document contrôlé.
- Les équipes perdent du temps à trouver le dernier fichier, à vérifier l'exhaustivité et à prouver ce qui s'est passé.
- HubSecure transforme la collecte de documents en demandes, voûtes, état de l'examen et historique de la vérification.
- Utilisez l'email pour la correspondance ordinaire, pas comme canal principal pour les preuves sensibles des clients.
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Meilleur ajustement et pas meilleur ajustement
| Meilleur pour | Pas le mieux pour |
|---|---|
| Équipes réglementées qui ont besoin de dossiers clients, de fichiers sécurisés, de la propriété des workflows, du CRAB et de l'historique d'audit ensemble. | Les équipes qui n'ont besoin que d'un outil à usage unique et qui n'ont pas besoin d'opérations réglementées ou de preuves de conformité. |
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Cas d'utilisation connexe
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Le piège de fixation
Les pièces jointes se sentent simples parce que tout le monde sait les envoyer. La complexité apparaît plus tard lorsque le personnel doit trouver la version finale, confirmer qui l'a reçue, supprimer des copies périmées ou prouver qu'un client a présenté des preuves.
Lorsque l'échange de documents doit être contrôlé
Les équipes réglementées ont besoin d'une liste de demandes claire, d'un chemin de téléchargement sécurisé, d'un statut d'examen, d'un contrôle d'accès, de règles de conservation et d'un registre de chaque action importante. Le courriel n'a pas été conçu pour fournir ce flux de travail.
Ce que HubSecure ajoute
HubSecure donne aux clients un moyen sûr de soumettre des dossiers et donne au personnel un endroit où demander, examiner, approuver et conserver des documents dans leur contexte.
Meilleur ajustement
Utilisez l'email pour la communication générale. Utilisez HubSecure lorsque les documents sont sensibles, réglementés, sensibles au temps ou font partie de l'embarquement et de l'examen.
Comparaison des caractéristiques
| Capacité | HubSecure | Autre |
|---|---|---|
| Soumission de fichier | Téléchargement sécurisé du portail | Pièce jointe à la boîte de réception |
| Suivi de l'état | Demande, reçue, examinée | Suivi manuel |
| Contrôle des versions | Contexte du dossier client et de la chambre forte | Copies multiples de la boîte de réception |
| Contrôle d'accès | Autorisations d'espace de travail | Risque de transmission |
| Preuves de vérification | Historique des activités | Trail d'email dispersé |
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Foire aux questions
Non, mais ils sont faibles pour les documents sensibles ou réglementés parce que le contrôle, le statut et la conservation sont difficiles.
Un portail client sécurisé avec les demandes de documents, l'état de téléchargement, les notes d'examen et l'historique de vérification.
Oui. Les demandes, les rappels et les points de vue sur le statut rendent plus clair ce qui manque et qui doit agir.
Apporter le travail du client réglementé dans un espace de travail régi
HubSecure combine les dossiers clients, les fichiers sécurisés, l'embarquement, la communication et les preuves de conformité.
Démo du livreExamen des équipes réglementées
Préparé par l'équipe de rédaction HubSecure à l'intention des exploitants, des responsables de la conformité et des examinateurs de TI qui évaluent les logiciels d'exploitation sécurisés des clients.
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