Résumé succinct
Les Google Shared Drives sont utiles pour l'organisation des fichiers internes. Le travail réglementé des clients nécessite bien plus que des dossiers : des demandes claires, le statut de révision, la gouvernance des accès, la conservation et les preuves.
- Là où l'outil actuel a encore du sens.
- Quel flux de travail HubSecure remplace d'abord.
- Comment choisir un chemin de migration sûr.
- Les lecteurs partagés sont le stockage de fichiers, pas un système d'exploitation de fichiers client.
- Les équipes réglementées ont besoin de statut, de propriété, d'approbation et de pistes de vérification pour chaque document.
- HubSecure maintient l'échange de documents liés à l'enregistrement client et au workflow.
- La plupart des équipes peuvent garder le stockage de Google pour le travail interne et utiliser HubSecure pour l'échange de fichiers client réglementé.
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Meilleur ajustement et pas meilleur ajustement
| Meilleur pour | Pas le mieux pour |
|---|---|
| Équipes réglementées qui ont besoin de dossiers clients, de fichiers sécurisés, de la propriété des workflows, du CRAB et de l'historique d'audit ensemble. | Les équipes qui n'ont besoin que d'un outil à usage unique et qui n'ont pas besoin d'opérations réglementées ou de preuves de conformité. |
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Cas d'utilisation connexe
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Le problème du dossier
Les lecteurs partagés facilitent le regroupement des documents, mais ils n'expliquent pas pourquoi un document a été demandé, qui l'a vérifié, quelle décision il appuie ou quand il devrait être conservé ou supprimé. Ce contexte manquant est celui où les équipes réglementées perdent du temps et créent des risques.
Lorsque les flux de travail des fichiers clients nécessitent plus de contrôle
Les documents du client arrivent souvent en retard, incomplets ou dans le mauvais format. Le personnel poursuit ensuite par courriel, renomme les fichiers manuellement et met à jour les feuilles de calcul pour afficher l'état. HubSecure transforme cela en un workflow structuré avec des requêtes, des rappels, des états d'examen et une piste d'activité complète.
Ce que HubSecure ajoute
HubSecure connecte les fichiers au client, à la matière, à la liste de contrôle de bord, à la tâche de conformité et au thread de message sécurisé. Le document n'est pas seulement stocké. Il a le contexte, la propriété, les contrôles d'accès et l'histoire.
Meilleur ajustement
Utilisez les lecteurs partagés pour les documents internes de l'équipe. Utilisez HubSecure lorsque des clients externes envoient des fichiers sensibles et que l'entreprise a besoin de preuve de ce qui s'est passé.
Comparaison des fonctionnalités
| Capacité | HubSecure | Autre |
|---|---|---|
| Stockage interne des fichiers | Utile aux côtés de HubSecure | Forte capacité native |
| Demandes de documents du client | Demandes structurées et rappels | Dossiers manuels et suivi des courriels |
| État de la révision | Connecté au dossier client | Habituellement suivi séparément |
| Historique des audits | Preuves relatives aux flux de travail | Activité de fichier seulement |
| Conservation et suppression | Contrôles des dossiers des clients conscients des politiques | Nécessite une gouvernance manuelle |
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Foire aux questions
Habituellement non. Les lecteurs partagés peuvent rester utiles en interne. HubSecure doit gérer l'échange de fichiers client sensibles et les flux de travail réglementés.
Les dossiers montrent où vivent les fichiers. Ils ne montrent pas de façon fiable pourquoi les dossiers ont été demandés, qui les a examinés, ce qui manquait et quelle décision a suivi.
Oui. HubSecure peut s'asseoir à côté des outils de productivité tout en devenant l'espace de travail régi pour les dossiers clients et les preuves.
Apporter le travail du client réglementé dans un espace de travail régi
HubSecure combine les dossiers clients, les fichiers sécurisés, l'embarquement, la communication et les preuves de conformité.
Démo du livreExamen des équipes réglementées
Préparé par l'équipe de rédaction HubSecure à l'intention des exploitants, des responsables de la conformité et des examinateurs de TI qui évaluent les logiciels d'exploitation sécurisés des clients.
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