- WhatsApp est pratique, mais ce n'est pas un espace de travail client réglementé.
- Les fichiers clients et les décisions peuvent se disperser sur les appareils personnels et les fils de discussion.
- HubSecure conserve les messages, les fichiers, les tâches et l'historique de vérification liés au dossier client.
- Utilisez WhatsApp soigneusement pour la coordination à faible risque, et non comme canal principal pour les preuves réglementées.
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Meilleur ajustement et pas meilleur ajustement
| Meilleur pour | Pas le mieux pour |
|---|---|
| Équipes réglementées qui ont besoin de dossiers clients, de fichiers sécurisés, de la propriété des workflows, du CRAB et de l'historique d'audit ensemble. | Les équipes qui n'ont besoin que d'un outil à usage unique et qui n'ont pas besoin d'opérations réglementées ou de preuves de conformité. |
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Cas d'utilisation connexe
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La commodité crée des enregistrements cachés
Le problème avec WhatsApp n'est pas qu'il est difficile à utiliser. C'est que le contexte client important peut finir en dehors du dossier d'entreprise, sur les téléphones, dans les exportations ou dans les fils de message que les équipes de conformité ne peuvent pas bien gérer.
Structure des besoins de communication réglementés
Lorsqu'un message comprend des documents d'identité, des renseignements bancaires, des instructions juridiques, des renseignements sur la santé ou des décisions concernant les risques, l'entreprise a besoin d'un accès contrôlé, d'une conservation, d'un examen des antécédents et d'une connexion fiable au dossier client.
Ce que HubSecure ajoute
HubSecure donne au personnel et aux clients un espace de travail réglementé pour les messages sécurisés, les demandes de documents, les fichiers voûtés, les approbations et l'historique de la vérification. La communication est liée au travail qu'elle soutient.
Meilleur ajustement
Utilisez WhatsApp uniquement pour la coordination à faible risque lorsque la politique le permet. Utilisez HubSecure pour la communication de clients sensibles, les décisions réglementées et les preuves.
Comparaison des caractéristiques
| Capacité | HubSecure | Autre |
|---|---|---|
| Pratique | Portail client et courrier sécurisé | Messagerie mobile très rapide |
| Contexte des dossiers clients | Lien d'enregistrement autochtone | Contexte du thread de discussion |
| Contrôle des documents | Défauts et demandes | Pièces jointes dans les messages |
| Feuille de vérification | Preuves relatives aux flux de travail | Visibilité commerciale limitée |
| Gouvernance du maintien en poste | Gestion des dossiers au courant des politiques | Difficile à normaliser |
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Foire aux questions
Certaines entreprises autorisent une utilisation limitée en vertu de la politique, mais les dossiers sensibles des clients et les décisions réglementées devraient vivre dans un système régi.
Les documents peuvent être copiés, transmis, stockés sur des appareils et séparés du dossier client et de la piste de vérification.
HubSecure conserve une communication sensible connectée aux dossiers, fichiers, tâches et historique d'approbation du client.
Apporter le travail du client réglementé dans un espace de travail régi
HubSecure combine les dossiers clients, les fichiers sécurisés, l'embarquement, la communication et les preuves de conformité.
Démo du livreExamen des équipes réglementées
Préparé par l'équipe de rédaction HubSecure à l'intention des exploitants, des responsables de la conformité et des examinateurs de TI qui évaluent les logiciels d'exploitation sécurisés des clients.
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